应用OA系统实行办公自动化已经成为很多企事业单位加强内部管理，提升办公效率和办公质量的重要手段。但是很多单位在选择OA系统的过程中陷入各种各样的误区，这里我列举了十大有代表性的误区，供广大用户借鉴。
误区一：自己开发
自己开发OA更能够满足自身要求，还可以随时升级、维护，可控性强，能避免上当受骗，但实际上呢
首先，OA系统已经涉及到越来越多的学科技术，包括计算机、通信、网络、管理与行为、多媒体、数据库、图形图像等等，是一个需要综合各种人才的团队工程，一个或者几个普通程序员已经很难做好。
其次，单位内部的程序员受行业和职位限制，无法掌握最新的管理理念及其发展趋势，往往只能对市面上的OA系统和自己单位的办公流程进行简单模仿和克隆，不能够真正实现提升管理水平的目的;
再次，频繁调整OA系统会严重影响员工的快速掌握和正常使用，延长融合期;
因此除了个别特大型企业和敏感性单位，建议普通企业不必自己开发。
误区二：功能越全越好
只要你肯付钱，软件的功能是可以无限扩充的，但这是你必需的么
首先，容易造成功能闲置，系统空洞;
其次，功能越全，系统越复杂，使用越困难，维护越麻烦;
再次，功能多一点，价格多一片，一次性投入太大
最后，服务成本直线上升，隐形风险增大，甚至使应用半途而废。
选购OA系统时应该考虑一下自己的实际需求和支付能力，如果以适用为出发点，那么就坚决砍掉那些可有可无、利用率低的“鸡肋”功能，选一个功能紧凑，满足自己核心需求的既便宜又容易二次开发的系统。
其实，就OA的功能来说，无论是联想、用友、合强、红帆还是不知名的小公司，80%的内容都是相同的，只不过应用深度不同。而OA的功能每增加10%，价格至少会增加100%-300%，经理人要看看自己有没有必要为剩下的20%多付那么多的费用。
需要注意的是，为满足中小企业客户“小而全”的特点，有的OA集成了人事、客户、财务等功能模块，这些模块往往是“看起来很美”，并不能代替专业的管理软件，只能做最简单的记录和备份工作
误区三：价格越贵越好
选择的OA系统越贵，可能发生的问题就越少
首先，判断一个OA系统好不好的根本原则不是看它的价格，而是看它是否适合自己;其次，价格越高，投入越大，负担越重，风险越高;
最后，产品可能没有产品化，开发商还是按照项目在做，没有成本优势。
我曾经看到一个小公司在网站上给自己的OA标价360000元，而销售人员居然连它的功能都说不清楚，在线试用了一下，简直是一塌糊涂。这就告诫选购者千万擦亮眼睛，别迷信“一分价钱一分货”，小心被奸商砸着
对中小型单位而言，我认为万元左右的OA系统性价比最高，因为功能性、稳定性、价格方面结合得最好。比如极品的OA，除满足日常办公需求外，还实现了信息流、工作流、知识流的协同管理，同时具有易上手、不限用户、权限管理、简易客户端、自定义工作流、终身免费服务等特点，而价格仅为16980元，这些特点很适合中小型单位。
误区四：价格越低越好
价格低固然是好事，但是如果低到4000元以下就值得怀疑了，这里面是否有猫腻
其次，隐性成本。有的软件看起来便宜，但是有用户数限制，比如某OA软件报价5800元，但是只支持20个初始用户，另外每增加10个人需付2000元，这样50个人的单位就得11800元，还有比这个更高的用户费呢。
最后，服务问题。这种软件一般无法提供可靠的服务，即使提供服务也要付出高昂的服务费。软件的服务是和产品融为一体的，软件报价应该包括一个合理的后续服务的费用，不然用户利益得不到有效的保障，服务费就成了一个无底洞。
记住，过低的报价往往损失了软件应用的功能和服务，是对客户的不负责任。
还有很多原因导致产品低于正常价格销售，比如恶性竞争、抢占市场、争夺用户、产品刚上市或准备退出市场等等，这就要求用户不能贪图便宜，最终损害了自己的利益。
误区五：系统越透明、开放、越自由越好
网络办公就是让一切都变得透明、开放、自由么
开放必须是相对的，如果所有员工都可以在网上随意浏览单位的财务数据、客户资料、成本信息、配方工艺等重要文件，就很容易造成泄密，给企业带来不可估量的损失。
为解决开放和保密的矛盾，好的OA系统都可以让用户很方便的进行权限设置，这样既方便各种文件在系统内的统一管理又保证安全，管理者根据职位高低给员工设置不同的访问权限，只有具有相应权限的人才能够看到这些资料，其他人则看不到，极品的OA权限管理就可以满足到这种需求。
误区六：系统应该完全符合单位的办公模式
如果有人说他要找一个完全符合自己办公模式的系统，那么我要问：这样的系统价值在哪里
首先，软件必须要体现它自身的思想和特点，因为这是软件的作用所在，价值体现;
其次，OA系统不是将传统办公搬到网上，它融合了先进的管理理念和积极的工作态度，体现了新的办公方式;
再次，OA的公开、公正、透明会触及某些人的私人利益，使之产生抵触心理
因为OA系统是对旧模式的改造，所以会与旧有的办公习惯和惯性思维产生一些冲突，必然有融合期，这就要求单位能够积极创新，勇于变革，从观念和行动上除旧纳新。
所以应该选择那些具有先进的管理思想，能够产生推动作用OA产品，而不是一味的追求符合自己的使用习惯和使用上的简单，也要主动的去适应软件，因为推动管理进步是应用软件的最终目的。
为了让用户能够顺畅的工作。优秀OA系统均可以让用户自定义工作流，化解了软件模式化与单位个性化的之间的冲突。
误区七：大企业开发的一定好
大企业开发的不一定好，即使好又真的适合你么
首先，术业有专攻，大企业能做强某个软件或者硬件，却不一定能做好OA，因为它们是不同的概念
其次，大企业开发的OA系统价格惊人，往往是普通OA的数倍甚至数十倍;功能呢是大同小异。
再次，OA系统的开发技术和理念日渐成熟，很多公司都开发出了优秀的OA软件;
最后，大企业开发的OA系统更适合大企业来用，因为中小企业使用的版本需要具有中小企业特色，包括结构、功能、流程、维护等。相反规模不是很大的公司开发出来的系统可能更实用，因为他们对中小企业理解更直接，更深刻。
误区八：选一个OA软件来彻底改善管理
单位管理混乱，能通过一个软件来解决问题么
首先，管理混乱是因为没有规范的流程，而规范的流程需要人来制定，然后借助OA系统来让流程得到有效的执行;
其次，OA是一个工具，不具有主观能动性，管理中最重要的问题如激励、分析、决策等等都需要人来完成;
再次，OA的作用是提高整个单位的办公效率和办公质量，将人从低端工作中解放出来处理核心事务。
所以，过低或过高的看待OA的作用都是不正确的，只有提高整个单位的人员素质，特别是领导者素质，才能彻底提高管理水平。当然也不是说必须让管理变得完美之后再来应用OA，OA与人的作用应该是相辅相成、互相促进。
误区九：一步到位，一劳永逸
一步到位就能一劳永逸么
首先，企业发展不会一步到位，人员、规模、制度、思维、文化等都在不断的调整、改进中;
其次，产品发展不会一步到位，应用技术、功能模块、管理理念日新月异，必须时刻更新;
再次，社会发展不会一步到位，社会进步突飞猛进，要么创新，要么淘汰。
误区十：好的OA系统并不需要什么服务
服务既费钱又麻烦，找个完善的OA来省却诸多烦心事
首先，买软件只是第一步，真正的工作在于应用，这是个长期的过程，没有可靠的服务是不可能做好的;
其次，OA系统发展迅速，拒绝服务也就拒绝了持续改进、持续领先的机会;
再次，单位自己的维护人员的技术水平很难满足技术发展需要。
其实从长远看，软件商的服务更专业，并且风险和成本更低，现在很多著名大企业都将IT服务外包，说明还是值得去做的。
总结
选择OA有5大标准，那就是理念先进，功能适用，使用方便，服务到位，价格合理。其中最重要的一点就是“适用”，买软件之前一定先问问自己，才决定购买
我为什么要用OA
我用OA主要解决哪方面的问题
我准备用这套OA解决几年内的问题
我主要用OA的哪些功能
哪些人、多少人要用OA
我能承受什么价格的OA……
中小企业用什么样的OA软件？这是很多中小企业的领导者非常关心的一个问题。要解决这个问题，需要先看一下中小企业的需求特点：首先，中小企业电脑数量少，用户数少，所以要求系统的功能简单适用；其次，中小企业工作流流程处理比较灵活，所以要求系统工作流功能可自定义；再次，中小企业IT人才缺乏，所以需要产品的易用性和维护性俱佳；最后，中小企业资金有限，所以需要产品的价格相对低廉。
如何选择OA
1.明确OA产品的定位是否与你的期望一致。
不同厂家的OA产品定位是不同的，在选择时要了解。
如果是大型企业单位，要求OA系统比较复杂，宜选择大品牌公司的产品，要求有良好的售后支持，
相应的价格比较昂贵。
如果是中小型单位，宜选择产品完善，功能灵活的产品，这类产品有良好的性价比。
2.评估下企业人员的电脑水平，要考虑易用性
办公自动化系统不是给企业内的专业人员使用的，使用者是所有员工，这对OA产品的易用性有较高的要求。
3.考虑使用办公系统的阻力，要“系统适应人”,而不是要“人适应系统”，
一般说来，当人要改变工作习惯时，本能会产生一种排斥性，特别是办公自动化系统产品要牵涉到每个人。这就要求办公自动化系统要“以人为本”，要系统适应用户的习惯，而不是要求改变用户的习惯，来适应系统，从而减少在办公系统实施时产生的阻力。
4.功能越多越好吗？
选择办公系统时，如果一味追求功能越多越好，则会进入一个误区：
首先功能越多则会造成操作复杂性的增加，使用越困难，维护越麻烦；
其次，容易造成功能闲置，产生浪费，就像手机里有很多功能，我们都用了吗？
再次，功能越多，价格越贵，
选购OA系统时应该考虑一下自己的实际需求和支付能力，如果以适用为出发点，那么就坚决砍掉那些可有可无、利用率低的"鸡肋"功能。
5.产品的设计理念是否符合你们的想法，这关系到整个产品的特质，就像一个人的性格。
在选择OA系统时，应清楚其产品的设计理念。设计理念也就是产品的设计出发点，这关系到整个产品的特质，就像一个人的性格。比如我们的系统设计理念是“以人为本”，要“系统适应人”，在产品中就贯穿了这个理念，比如报表格式就可以由用户自主定义，完全可以按照用户原有的格式去设计，而不是像多数系统那样内置固定格式，让人去适应系统。
6.是否大型公司开发的OA产品就越好呢？
首先，术业有专攻，大企业能做强某个软件或者硬件，却不一定能做好OA，因为它们是不同的概念。
其次，大企业开发的OA系统价格惊人，往往是普通OA的数倍甚至数十倍；功能呢是大同小异。
再次，OA系统的开发技术和理念日渐成熟，很多公司都开发出了优秀的OA软件；
7.OA产品的开发技术越先进、越复杂就越好吗？
OA产品的开发手段有多种多样，有的公司强调采用IBM的技术，有的又说采用Oracle数据库等，不一而论，都是希望用这些来抬高自己的身价，其实仔细想一下，这些与用户有何关系呢？对用户来说，只要产品好用，满足用户的需求就可以了，就像手机一样，不论它是怎么做的，用户最关心的它是否好用、是否便宜。如何选择OA
今天，在中国推行OA尤有其重要性和必要性：
1、OA对于面向二十一世纪的中国企业的经营和管理比以往任何时候更显重要。信息社会中，竞争取胜的法宝是信息，而OA所收集、处理、分析的对象正是“信息”。中国企业在管理手段与管理思想方面已经落后于发达国家企业，迫切需要通过推行OA来改善经营管理手段，提高管理水平，增强企业竞争力。
2、推行OA，能给中国企业的经营者和管理者在行为方式和思维方式上带来革命性进步。在企业中做IT工作都深受一个共同的难题长期困扰：企业经营和管理方式太不规范、太不严谨，缺乏全局观和系统观，人为因素太多，而且变化不定。这不仅为企业的经营和管理带来盲目性，而且为推进信息管理设置了障碍。推行OA，不仅是管理手段的改善，更重要的是带来管理思想的进步。
3、企业办公日益从过去的文秘型向自我服务型转变。OA为用户提供的正是自我服务的支持，这正说明了OA已成为一种潮流，一种趋势、一种更好的企业办公方式。
4、很多中国企业早在80年代初就着手建立企业的管理信息系统。近20年过去了，我们没有看到中国企业管理水平质的飞跃，其中，除了技术能力局限的原因外，还有观念、认识方面的原因。过去做MIS，更多地注重了对规范的、结构化的数据的管理，而且走入了用先进的技术手段模拟手工操作的误区。模拟手工操作只有界面的友好程度、模拟的逼真程度的差别，不会有管理水平的提高。而OA所面向的对象是企业经营过程中所有可能产生的数据：结构化与非结构化的、多媒体的等等；OA所直指的目标是物化科学的管理思想。所以今天所谈的OA较过去的MIS有更广泛、更深刻的意义。当然，过去的MIS也为我们今天的OA打下一个良好的基础，也就是说OA的确很重要，同时实现OA也并非遥不可及。
中小企业用什么样的OA软件(协同办公、办公自动化软件)这是很多中小企业的领导者非常关心的一个问题。
要解决这个问题，需要先看一下中小企业的需求特点:首先，中小企业电脑数量少，用户数少，所以不需要特别高端的数据库，而以适用为主;其次，中小企业工作流简单，所以不需要特别复杂的功能，而以实用为主;再次，中小企业IT人才缺乏，所以需要产品的易用性和维护性俱佳;最后，中小企业资金有限，所以需要产品的价格相对低廉。
中小企业选择OA软件既不能求大、求全，又不能随便、凑合，必须根据自身特点选择一个实用、适用、易用、功能价格比高的软件，只有这样才能让软件在自己的企业内发挥最大的功效，给企业带来最大的回报。
办公系统建设的本质是提高决策效能为目的的。通过实现办公系统，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。
办公系统的基础是对管理的理解和对信息的积累。技术只是办公系统的手段。只有将办公过程中生成的信息进行有序化积累，沉淀，才能真正发挥办公系统的作用。
基于以上简析，我们发现中小企业选择OA软件最根本的原则就是实用、适用、操作简单、使用方便，在针对中小企业应用的OA软件中，普雅OA堪称其中的精品和代表作品，普雅OA强大而实用的功能，更难能可贵的是普雅OA有针对中小企业的免费版本免费使用。在普雅OA身上，我们能够看到优秀的中小企业OA软件是如何与中小企业特点完美融合在一起的。
首先，普雅OA主要包括以下7大模块，36个子功能。日常办公：邮件管理、手机短信、日程管理、联系人管理、用户信息卡；行政办公：文档管理、考勤管理、项目管理、资料管理、车辆管理、会议管理、任务安排；工作流管理：发文管理流程、收文管理流程、自定义工作流；自定义流程：通用表单流程、采购申请流程、出差申请流程、费用申请流程、报销申请流程、用章申请流程、异常提取处理流程、其他自定义流程；公共信息：新闻中心、行政公告、常用链接、常用工具；业务系统：考试中心、物资管理；辅助办公：在线通讯、在线论坛、在线会议、媒体播放、邮编区号、万年历、记事本。这些功能贯穿了企业的日常办公要素，去除掉华而不实、利用率低的闲置功能，以紧凑、实用的功能契合了中小企业的办公需要。
其次，普雅OA与其他同类产品相比，具有如下产品优势：
◆支持RSS资讯订阅：新闻、公告或者自定义模块都支持RSS订阅功能，用户可以从新浪RSS聚合频道等网站或者其他系统的XML格式内容得到最新讯息。
◆集成了痕迹保留、电子签章功能：可在公文（工作流）原文基础上进行修改，保留流程流转过程中每个环节的办理痕迹，使修改内容一目了然；支持各种手写笔，可以实现直接在IE里进行手写签名和批阅；通过用户名称和密码获得签章的使用权后可以签章，增强了流程的安全性和权威性。
◆智能化的工作流：普雅OA10.0的各个流程系统，采用了控制表和应用表分开的执行方式，在保证用户迅速运行业务流程的同时，又赋予用户更多的自定义操作。一方面，用户可以随时根据应用需要自由选择各种应用样式表单；另一方面，用户也可以根据现有模板对表单进行可视化二次开发。同时，本系统提供可视化的流程，流程提供了多版本控制、多路由合并、参与人员日志检查等功能，在流程中的每个步骤又添加了诸如决策、条件等功能，从而保证企业的工作流更趋于合理化、多样化与实用化。
◆智能化的实时提醒功能：系统能够方便地检索待办公文、各类收文和会议通知等待办事宜，实时准确地提醒用户合理有序地安排日常工作。
◆科学的权限管理体系：普雅OA10.0提供了一个完整的组织架构自定义模块。系统管理员通过定义“部门”、“角色”、“人员”，使系统中的各种权限设置与具体的用户分离。这样，不仅为组织结构的调整提供了强大的灵活性，同时大大减轻系统日后维护的工作量。
通过对项目审计资料从开始至终结利用计算机进行全过程记录和归类管理，尝试AO与OA交互实现审计现场与后台的联动指导管理，审计人员既体会了AO与OA交互的好处，也感受到了交互中存在的一些难点。现结合项目实施情况，对基层审计机关开展AO与OA交互谈几点粗浅想法。
一、AO与OA的好处
(一)用AO进行现场审计的好处：应该说AO是严格遵循审计署6号令进行操作的，它贯穿于审计项目的各个阶段，包括审前准备、审计实施、审计终结等环节。用AO系统有几个手工审计无法达到的好处：一是方便看账，同一个审计组的成员不会出现抢账本的现象。二是对于常规审计事项，可以通过AO系统部分功能自动审计来提高工作效率。三是经过长期的实践与积累，审计机关将积累丰富的、基于同一软件平台的电子审计档案资源，审计档案资源的充分挖掘和利用成为现实。
(二)用OA系统的好处：一是实现审计实施和审计管理各个环节的信息化和规范化，提高管理水平。二是实现审计机关领导对审计现场的指挥管理。通过审计管理系统和审计实施系统的交互，及时沟通管理机关和审计现场，加强对现场的管理控制，及时获取领导对现场的指导和帮助。三是实现本级机关办公自动化、无纸化和上下级之间公文传输网络化。四是通过OA可以实现各级审计机关公共信息的共享。应该说，OA系统的最本质的好处是实现领导的指挥与控制管理，而要达到这个目的，就必须实现AO与OA的交互。
(三)AO与OA交互的好处：通过AO与OA交互，审计现场审计资料和审计证据等审计资源的共享，可以实现信息共享、同步审计、同步指导，从而控制审计质量、提高审计效率，具体表现在：一是加强了信息沟通。领导和复核人员不必到审计现场，即可随时掌握所有审计项目的工作进展、审计人员工作完成情况及其遵守6号令等审计准则的情况，并及时向审计组反馈意见和建议；AO数据包的上传，极大地方便了领导、复核人员和审计组之间的信息传输。二是完善了事中的质量控制。通过AO与OA系统的信息交互，为领导根据审计进展情况调整审计重点，以及对审计发现重要问题的定性和决策提供第一手材料；复核部门人员也可以通过非现场检查的方式，将检查中发现的审计组及审计人员在执行6号令等方面不够规范的问题，及时与审计组人员沟通，进一步完善审计项目执行过程中的质量控制。三是提高了质量控制的效果和效率。AO与OA系统交互平台的应用，使整个审计从项目计划到审计终结通过这个“平台”实现协调与融合，审计质量与审计效率均有所提高。
二、在AO与OA交互中实际碰到的一些难点
通过对镇财政决算、医院财务收支、社保及住房公积金等专项审计中AO与OA的交互实践，我们体会到在基层审计机关，要充分实现AO与OA的交互，还存在以下难点：
(三)交互的完整性难以落实。由于交互的时效性较强，而我们的项目在审计实施阶段过于注重取证等一系列实质性的审计，对于AO现场数据的形成、打包上传或者某些技术性加工方面不太重视，上传内容存在不全、不精现象，部分项目存在只上传AO中的分析数据、抽样数据、审计疑点、审计日记、审计证据、审计底稿、审计台账等数据中的某一部分，或者由于在AO操作中，程序不到位，部分上传数据不完整(如在审计日记、证据、底稿的关联上不够、审计底稿的复核忽视、审计底稿中问题的定性及金额未填列导致台账的空白等等)，这些问题的存在均导致了交互的完整性不够。而对于AO系统本身，部分现场审计过程、审计专家经验、sql语句等无法上传到OA，这也影响了项目的完整性。
三、对基层审计机关实行AO与OA交互的建议
(一)首先，应从思想上克服基层审计人员的抵触畏难情绪，加大力度开展各种形式的培训，使基层审计机关也涌现一批既精通审计专业又熟悉计算机专业的高端复合型审计人才，为AO、OA系统应用创造先决条件。
(二)其次，针对目前基层审计机关在AO与OA交互操作中存在的一些问题，建议上级审计部门应及时修改完善OA系统中一些不符合实际、应用繁琐的公文流程，增添一些方便智能易用的管理模块；同时，上级审计机关信息及法制部门应及时维护更新财经审计法规库，添加诸如一些审计常见问题的审计定性及处理处罚的财经法规，为财经领域存在的普遍、共性的违法违规问题提供定性、处理处罚依据和法规保障。
OA系统就是用网络和OA软件构建的一个单位内部的办公通信平台，用于辅助办公。OA系统完成单位内部的邮件通信、信息发布、文档管理、工作流程自动化等等工作。维护OA系统，除了基本的计算机和网络知识外：华天动力OA，不仅能帮助企业在短期内实现E化设施，帮助员工提高办公效率，还能...选择普通的OA软件产品，即使口头承诺的服务再好，也很难保证具体时候后是否能够兑现。
OA系统最重要最核心的功能是工作流的管理。如果一套OA系统能满足这方面的管理需求，那就是好的系统。至于其他的功能，比如会议、公告、通知、计划、车辆、图书、办公用品等等，各家公司都大同小异。选购产品时，建议你一定要测试工作流。
具体分为两个方面，第一是有固定流程的工作流，第二是没有固定流程在系统中如何处理。
.根据你的企业性质，再选择适合你的OA系统，不要盲目选择，否则买来后对你企业毫无用处，就浪费了钱·
基于以上简析，我们发现中小企业选择OA软件最根本的原则就是实用，在针对中小企业应用的OA软件中，极限OA堪称其中的精品和代表作品。在极限OA身上，我们能够看到优秀的中小企业OA软件是如何与中小企业特点完美融合在一起的。
首先，极限OA采用Mysql数据库，这是现有产品中运行速度最快的数据库系统，并且用户权限设置简单、有效，具有非常出色的逼近高端数据库的性能，更重要的是该数据库是免费的，这样就为用户降低大量成本。而若选择其他的数据库就需要额外掏钱购买昂贵的正版，否者只能用盗版。
其次，极限OA的主体功能包括:公告通知、文件传送、电子通讯薄、日程安排、工作日记、工作计划、个人(公共)文件柜、网上申请和审批、电子签章、电子邮件、手机短信、个人考勤、知识管理、人事管理、车辆管理、会议管理、印信管理、网上填报、规章制度、论坛、聊天室、投票等。这些功能贯穿了企业的日常办公要素，去除掉华而不实、利用率低的闲置功能，以紧凑、实用的功能契合了中小企业的办公需要。