1总经办需准备的文件、记录：
A各项培训记录：新招聘员工的培训和考试记录、卫生培训记录、HACCP培训考试记录、关键工序培训记录、检验人员培训记录、
B关键工序和检验人员的上岗证、健康证、员工档案、员工花名册、特种工种（司炉、电工、司机、制冷工）的上岗证、
C各项证件的复印件（经营许可、ISO9001、出口卫生注册、法人代码、卫生许可证等）
D外来文件和传真收发记录
E职工档案的整理、所属外来文件的整理、
F本部门及收到的受控文件清单
2品控部需准备的记录：
3果浆车间需准备的工作
A需准备的记录：草莓、杏、桃三个品种生产期间的破碎打浆监控记录、浓缩工序监控记录、杀菌罐装工序监控记录、清洗消毒记录、更衣室清扫消毒记录、车间卫生检查表、个人卫生检查表、设备维修记录、设备每日巡检记录、设备周保月报记录、消毒液配置检测记录、PQC日报表、捡果工序监控记录、纠偏行动记录、不合格品报告单、记录的复核、受控文件清单、记录清单、车间温度湿度记录、罐装机流量计校准记录、
B硬件：CCP计划上墙、工具的标记必须作好、打扫好车间的卫生死角、
4浓缩车间需准备的工作：
A需准备的记录：草莓生产期间的各工序监控记录、清洗消毒记录、更衣室清扫消毒记录、车间卫生检查表、个人卫生检查表、设备维修记录、设备每日巡检记录、设备周保月报记录、消毒液配置检测记录、捡果工序监控记录、纠偏行动记录、不合格品报告单、记录的复核、受控文件清单、记录清单、车间温度湿度记录、罐装机流量计校准记录、
B硬件：CCP计划上墙、工具的标记必须作好、打扫好车间的卫生死角、容器的标识一定要作好、
5动力车间
记录：配电室检查记录、锅炉运行记录、锅炉检修保养记录、水质检验记录、冷库运行记录和温度记录及保养
记录、厂区设备检查维修记录、受控文件清单、记录清单
6供应部：
合格供方名录、供方评审表、各供应商的资料（尤其是酶制剂、钢桶、塑料袋、无菌袋、柠檬酸、VC钠等几项）具体资料包括：营业执照、卫生许可证、获得的认证的证明材料、产品遵循的标准（国标、行标或企标）、在质检所或卫生防疫站或其他权威部门检验的检验报告、每批进货的检验报告等；受控文件清单、记录清单
需具备的文件：采购控制程序、供方评审办法
7发运办：
记录：所有自3月1日到现在内部发货的调拨单或销售合同、出入库单据、顾客投诉登记单、顾客投诉处理记录、顾客满意度调查表、受控文件清单、记录清单、库房温度湿度记录
硬件：所有产成品必须作好规范的标识、库房放好温度湿度测量表
8采购部
文件：合格供方评审办法、水果收购管理办法、水果原料标准
记录：水果原料验收记录、过磅单、受控文件清单、记录清单、合格供方名录、供方评审表（产地调查表）、水果采购评审表
9国际业务部
记录：所有自3月1日到现在出口发货的销售合同、发货记录、出入库单据、顾客投诉登记单、顾客投诉处理记录、顾客满意度调查表、受控文件清单、记录清单
10五金库、化学品库
记录：化学品出入库帐簿、化学品领用记录、化学品的出入库单据、库房温度湿度记录
第二部分：外审需涉及到的硬件、操作规程和软件及责任部门（外审时需检查的项目）
1卫生防疫站的水质检验证明品控
2每月一次水质检验品控
3水龙头编号一览表各部门都要准备好
4车间卫生检查表车间/品控
5果浆车间过滤罐清洗消毒记录果浆
6两车间生产过程中的清洗消毒记录果浆浓缩
7两车间生产期间所有的更衣室清扫、消毒记录和消毒液配置检测记录果浆浓缩
8空间消毒记录（生产时每天一次）果浆浓缩
9每周一次的工艺卫生检查记录品控
10所有的水果原料验收记录收购
11所有的培训记录办公室
12放废料的周转箱和周转桶要有明显标识果浆浓缩
13不同车间的工器具要有明显标识果浆浓缩动力
14合格供方的评审合格供方名录供应收购
15包材和辅料验收记录品控
16化学品的使用培训记录品控办公室
17各部门的设备维修保养计划和维修保养记录果浆浓缩动力
18化学品领用记录化学品出入库帐簿出入库单据五金库房
19各车间、各库房的温度湿度记录车间五金库成品库
20化学品一览表化学品管理规程品控制定各部门都要有
21个人卫生检查表品控
22职工健康档案职工花名册办公室
23车间内的线路不得有明线各车间
24包装桶的商检资格证明供应
26各辅料供应商的材料供应
27冷库的温度记录动力
28水果农残、重金属的检验报告品控
29水果原料的产地调查和证明材料收购
30浓缩汁果浆生产过程中产生的所有返工、报废等不合格品时的不合格品报告单、纠偏行动记录、品控果浆浓缩
31危害分析的支持材料：无菌袋的供方证明进货检验报告水果和成品的农残/重金属检测报告、酶制剂的外检报告、设备保养计划和记录、生产车间的卫生检查、杀菌和罐状设备的说明书水果制品中的微生物原理和杀菌原理检果工序工作效果调查表专家调查文卷其他参考资料品控车间供应收购
32HACCP小组活动记录和培训记录品控办公室
33各部门、车间的HACCP培训记录办公室
34检验人员各关键工序人员的培训记录办公室品控车间
35各部门所有的记录和表格必须由主管签字审核各部门
36温度计、压力表、流量计、实验仪器的校验品控
38内部审核、管理评审记录品控
第三部分外审时在硬件和操作方面的注意事项
1生产车间：
A作好车间设备及表面的卫生表面绝对不能有油污；
B车间内的物品摆放，尤其是辅料和化学品必须定位，且有标识；
C更衣室、洗手设施、消毒设施、灭蝇灯、卫生间运行良好，有问题的必须在27号前修复，27-28号必须保证干净，运行正常；
D无关的门要关闭；
E风幕开启良好，软门帘干净良好；
F水果原料27-28号两天必须要好的，不能有烂果；
G清理车间的卫生死角，在27号前清理出来；
H27-28号果浆车间一定要监督好员工进出车间严格按规定程序；出车间要换衣服，入车间要按规定洗手。
I保证车间员工对CCP点的规定和监控、纠偏等知识、卫生标准知识应知应会，外审人员会在现场抽查。
2库房：
A各种物品标识分类存放都必须符合要求；
B放好档鼠板，粘鼠板要在有效期内；
C作好库房的卫生和产品防护；
D清理好化学品库；
3后勤：
A将厂区内所有的垃圾都清理走；厂区垃圾桶内不存放太多垃圾；
B将厂区内的绿化搞好；
4各部门必须将属于本部门的卫生区在27号之前彻底清理打扫一遍；
5各部门检查好灭火器的情况；
6收购部和门卫在27-28号必须作好对供应商的管理：厂区附近严禁倒烂果、工厂大门10米以内不得供应商随便逗留、不得在厂区内和大门口吸烟和乱扔废弃物、在厂区内不准袒胸露背。