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2021.10.27
公司财务费用报销流程
第一章总则
1、为了加强公司内部管理，保持工作的规律和连贯性，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本规定。
3、本制度执行遵守：严谨审核、有效责任控制原则；适用于公司全体员工。
第二章费用报销基本制度及基本流程
一、报销人必须取得合法有效的报销单据(发票)。
二、费用报销单填写及票据粘贴要求：
1、报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改；
2、报销单封面与封面后的托纸必须大小一致，各票据不得突出于封面和托纸之外（票据过大时应按封面大小折叠好）；
3、各票据应均匀贴在报销单封面后的托纸上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致；
4、若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴；
5、报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量张贴在一块，并按金额大小排列；
6、报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额；
7、报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写；
8、报销单各项目应填写完整，大小写金额一致，并经部门领导有效批准；
9、有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库的实物单据应附入库单；。
三、单笔报销总额超过2000元，需要提前一天通知财务备款。
四、费用报销流程：
五、差旅费报销
1、出差报销金额：按费用报销标准执行；
2、因公出差的办理程序：
1.2出差人员借款需持批准后的“出差申请单”填写“借款申请单”，由部门负责人批准，公司负责人审批，财务负责人核准后方可借款，原则上前次出差没有报销，本次出差不予借款。；
1.3凡与原“出差申请单”规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、增加天数、人数、改乘交通工具需经部门负责人、公司负责人签署意见后方可报销；
1.4出差期间发生的共同费用报销，报销单需有同行人员签名确认；
1.5出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费标准填写“费用报销单”，后附“出差申请单”，执行费用报销流程。
六、办公费报销
2、办公用品将由行政部统一在月底统计物品种类、数量，编制月度采购计划，填写购买办公用品借款单，后附“办公用品请购单”；月度采购计划表经财务会计或财务负责人审核，总经理签字同意后方可采购；
3、行政部采购专员在借款之后3个工作日内，必须采购完成并办理报销事宜，执行公司费用报销流程；
4、报销单填写确保正确、整洁，并提供正规发票、签呈等。
七、交通费报销
1、原则上应尽量乘坐公交车，特殊情况经部门经理以上（含）事先批准，可以乘坐出租车；
3、按日常费用审批程序审批，执行费用报销流程。
八、其他费用
1、原则上根据实际需要据实支付。
第三章借款基本制度及基本流程
一、借款标准
1、员工借款须确有公务需要，个人借款一般不超过其半个月工资额；
2、试用期员工原则上不允许借款，确需借款的由主管领导担保，方能办理手续，若借款人未能偿还借款，主管领导应负连带责任；
3、因工作需要向公司暂支借款，需先填写借款单，借据中需标明借款日期、借款金额、借款用途、还款日期及借款人本人签字。其中借款金额大小写须相符，且借据用碳素钢笔或水笔填写、表面不得涂抹。旧账未清应先核销旧账，否则不可以再借款；
5、借款人员完结事务，在报销时扣回借款，交回剩余现金。因特殊原因当时不能扣回借款或交回现金的，在本月发放工资时扣回；
6、对于异地出差人员补充借款应填写借款单位，并以传真的方式发回公司，但必须注明：原件与传真同具法律效力，同时必须把前期的费用报销单据连同借款单位—并邮回公司，否则不予报销并承担经济责任；
7、借款人需按照借据上注明的还款日期还款（会计应及时提醒、督促借款人员报销或归还借款。如不能及时冲销需说明情况并经总经理同意，否则逾期未冲销的借款将从工资中扣。
8、个人非公原因一律不得向公司借支。
二、借款流程
第四章附则
1、本制度解释权归公司财务部。
2、此制度未涉及事项，暂按总经理的意见核定，之后由财务部对该制度进行补充及完善
报销账务处理
问：公司员工做核酸检测，发票抬头是个人的名字，能否报销？如何做账？
答：2020年6月8日，总局发布了《疫情防控税收优惠政策热点问答（第十二期）》，明确答复，员工做核酸检测，取得的是个人名字抬头门诊收费票据，票据有财政部监制章，可以作为企业税前扣除凭证。
上述检测费用如何入账，需要根据具体情形分别处理，如果根据当地政府的强制要求，员工必须在接受核酸检测并获得阴性结果后才能上岗的，可以计入“管理费用-其他”；如果是员工出差需要接受核酸检测的，员工核酸检测费用计入“管理费用-差旅费”等等。
公司员工因公出差是经常发生的业务，由此而发生的费用，多数都作为企业统一负担的公司经费，计入管理费用。
在员工出差，若其不想自己垫付差旅费，还会先向公司预借现金（这是一笔会计业务），出差归来，再按实际花费金额多还少补。
一.预借现金业务。员工预借现金，对企业而言，是库存现金减少，增加其他应收款，因此，按预借的金额，编制如下分录：
借：其他应收款——借款人
贷：库存现金
二.差旅报销。差旅报销，应计入管理费用，增值税专用发票以及机票（车票）等所包含的增值税额要作为进项税额。如果是已预借现金的，应转销相应的其他应收款。该例子的出差花费少于其所借现金（退回现金），所以，按实际花费部分，借记管理费用和增值税进项税，贷记其他应收款；收到退回现金时，应借记库存现金，贷记其他应收款。因为企业采用专用记账凭证，所以，对于非货币资金的部分，以转账凭证反映，而收到退回现金，属于收款业务（编制收款凭证）。经过这两笔分录，“其他应收款”贷方发生额合计，正好与出差时预借现金所形成的“其他应收款”借方金额相等，也就是将“其他应收款”转销。
注“请思考”：如果朱逸群实报差旅费为7150元,……，应如何处理？这说明，需要补朱逸群150元，分录具体如下：
差旅花费为7150元，编制转账凭证：
借：管理费用——差旅费7030
应交税费——应交增值税(进项税额)120
贷：其他应收款7150
补朱逸群150元部分，纹身付款凭证，如下：
借：其他应收款150
贷：库存现金150
这种以专用记账凭证核算方式，编制两张记账凭证。报销最终的结果，“其他应收款”还是被抵销。
这个例子，实际是让我们明白：预借形成的“其他应收款”，出差归来报销后，最终会转销，余额为0
疑问
我公司为非本单位的人员报销费用如何处理？
答复
涉税提醒：
（1）企业为非本企业员工报销差旅费用，该项费用如果与本企业的正常生产经营无关，应确定所得项目征收个人所得税；
（2）该项费用如果属于企业的正常生产经营费用，而非支付的个人所得，则不征收个人所得税。
政策参考：
（1）《中华人民共和国企业所得税法》（2007年）
第八条企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出，包括成本、费用、税金、损失和其他支出，准予在计算应纳税所得额时扣除。
（2）《中华人民共和国企业所得税法实施条例》（2007年）
企业员工报销时，具体账务处理如下：
1、企业员工报销前预借款项的，分录为：
(1)预借款项时：
借：其他应收款——XX（员工）
贷：银行存款
(2)员工凭发票进行报销的，应根据报销费用归属部门计入对应科目。报销金额大于预借金额时，将多余部分支付给员工，分录为：
借：管理费用等（根据报销费用归属部门计入对应科目）
贷：其他应收款——XX（员工）
银行存款
(3)当报销金额小于预借金额时，收取员工剩余预借款，分录为：
借：银行存款（或库存现金）
2、企业员工不预借款项，直接凭发票进行报销的：
2、提供建筑服务增值税发票，应在发票的备注栏注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称。
下面详细介绍了一些费用的报销流程，给各位财务提供一些建议。
员工费用报销规定
1、任何一种类型之请购及支出，包含物品设备请购、差旅费、车费、交际费等，必须于事件发生前依照“预算及费用之审核权限”规定取得权责人的书面核准。
4、对于报销时出现填写或计算的错误，公司采取只减不加的方式，针对不写小计数和总计数，报销总额的20%将会被扣除；针对加总错误，差额部分的50%将会被扣除。
5、签名的规定：①所有员工在任何凭单上签字，表示对该凭单所载事项以及金额完全同意，并已尽到诚实申报或认真审核之责。②所有签名应同时附注日期，如不附注日期，当产生争议时，未签注日期之员工将承担最不利之结果。
6、财务复核结果视情况做下列处置：①退回报销单（注明退回原因）。②剔除部分不合格、不合理、说明不全之金额后付款（附剔除原因）。③要求报销人员补充说明或补必要单证。④交出纳付（汇）款。
7、每周汇员工报销款一次，每月的最后一个周五不汇款。
8、每周汇员工报销款后，差异表会E-mail给各部门主管及秘书或助理，各位员工如有疑问可向各部门秘书或助理查询。
9、在报销流程前，所有单据未齐备的，必须补齐手续后方可进入报销流程。
差旅费的报销手续具体流程
1、提供合法的票据。索取住宿票据时，应要求对方将票据内容填写完整，填写内容包括：单位名称（姓名）、日期、住宿天数、单价、金额、填票人。
3、参加会议的，要求加附领导签批的会议通知单。
4、填写差旅报销单。填写内容包括：姓名、出差日期、出差天数、出差事由、起止地点、起止日期、车船费、住宿费及其他即可。
5、提交统计部门审核，审核无误，再提交财务复核核，经办人再将审核无误的“差旅报销单”报经公司领导签批。
6、公司出差人员补助实行包干制的，必须提供住宿发票、餐饮发票，否则计入个人工资薪金所得。
7、所附单据要求有经办人、核算部门、财务部门审核签字、负责人签字。
8、提交财务报账。
住宿费的报销手续具体流程
1、出差人员的住宿费实行限额凭据报销的办法，按实际住宿的天数计算报销。
2、出差人员由接待单位或住在亲友家的，一律不予报销住宿费。
3、出差人员住宿费报销标准原则上按规定标准执行，有新闻媒介采访、会见地方政府官员和知名人士或影响公司整体形象的特殊业务情况，在分管领导允许的前提下，可按实报销。
4、住宿费标准一般指每天每间，若为同性二人同时出差，按一个房间标准报支，副总以上人员出差，可单独住宿。
伙食补助费
1、中午12时前离开本市按全天补助；2、中午12时后离开本市按半天补助；3、中午12时前抵达本市按半天补助；4、中午12时后返抵本市按全天补助。
交通费的报销
2、对于自带车辆人员，交通补助费予以取消（乘坐出租车办事需经主管领导同意）。
3、出差人员原则上不得乘坐出租车，但下列情况除外：
以上情况须请示部门主管同意后方可报销。
4、出差人员应按最简便快捷的线路乘坐车船，不得饶行。出差期间经领导批准顺道回家探亲、办事及非工作需要的参观、游览，其饶线多支付的费用均由个人自理，期间按事假考勤。遇有特殊情况的，如春运无法购票的，在请示主管领导同意后方可报销。
通讯费的报销
除外出学习和驻厂人员外的出差人员，每天补助10元通讯费，特殊情况需经主管领导批准。
其它费用的报销
1、在出差过程中因业务工作需要使用招待费应先征得分管领导同意，并经安排领导核准并签署意见后财务部方可审核报销。
3、驾驶员外出按15元/百公里补助，行车途中的违章罚款一律不准报销。
4、两人以上出差人员，在请示主管领导允许后，可就随行高一级人员标准执行。
5、去往集团办事处的人员，出差途中享受伙食补助费。抵达后食宿由办事处承担，不享受伙食及住宿包干，如因办理业务路途较远，而中途无法返回办事处就餐，可享受伙食补助费，但需持有办事处负责人的签字确认证明。
6、外出参加会议，会议费用中包括食宿时不再享受食住费用，只享受市内交通费。会议费用中不含食宿时，按前述标准予以补助。
7、外出学习、驻厂人员，伙食补助每天16元，期间不享受市内交通费、住宿费包干，途中可享受交通、伙食补助费。
非定额备用金制度
非定额备用金是指单位对非经常使用备用金的内部各部门或工作人员，根据每次业务所需备用金的数额填制借款凭证，向出纳员预借现金，使用后凭发票等原始凭证一次性到财务部门报销，多退少补，一次结清，下次再用时重新办理领借手续。
报销时财务部门编制转账凭证，其借方科目与定额备用金报销时相同，其贷方科目则为“其他应收款”科目。对于实际支出额小于预借金额的应编制现金收款凭证，收回多借的现金;对于实际支出大于预借金额的，编制现金付款凭证，补给经办人员垫付的款项。
例：大新公司对行政科采用非定额备用金制度，行政科为购买办公用品预借备用金1600元，预借时，财务部门根据借款凭证编制现金付款凭证，其会计分录为：借：其他应收款——备用金(行政科)1600贷：库存现金1600
行政科购买办公用品1520元后凭发票和验收入库单到财务部门报销，交回多余现金80元，财务部门编制转账凭证一张，其会计分录为：
借：管理费用1520库存现金80贷：其他应收款——备用金(行政科)1600出纳员收回多借的未用现金80元。
如果行政科实际购买办公用品1780元，自己垫付了180元，则在报销时除按规定编制转账凭证一张，其会计分录为：借：管理费用1780贷：其他应收款——备用金(行政科)1600库存现金180
出纳员付给行政科现金180元，退还行政科经办人员其垫付的现金180元。
备用金报销的处理依企业备用金管理制度的不同而有所区别。备用金管理制度可以分为定额备用金制度和非定额备用金制度两种。
所谓定额备用金是指单位对经常使用备用金的内部各部门或工作人员根据其零星开支、零星采购等的实际需要而核定一个现金数额，并保证其经常保持核定的数额。实行定额备用金制度，使用定额备用金的部门或工作人员应按核定的定额填写借款凭证，一次性领出全部定额现金，用后凭发票等有关凭证报销，出纳员将报销金额补充原定额，从而保证该部门或工作人员经常保持核定的现金定额。只有等到撤销定额备用金或调换经办人时才全部交回备用金。
实行定额备用金的单位，其内部各部门或有关工作人员使用备用金购买货物或用于零星开支后，应将所购买的货物交由仓库保管员验收入库，凭验收入库单连同发票到财务部门报销，用于其他开支的凭发票或其他原始凭证到财务部门报销。有关部门或工作人员报销时，会计人员应编制现金付款凭证。出纳员依据付款凭证将报销的金额用现金补给报销的部门或工作人员。这样报销后有关部门或工作人员于中的现金又达到了核定的限额。
例：大新公司维修科使用定额备用金制度，金额为1200元。5月14日用现金购买零配件800元，其备用金只剩下400元，次日到财务科报销，会计编制付款凭证,出纳员补给现金800元，这样维修科的备用金又达到了1200元。会计分录是:
借：管理费用800贷：库存现金800
如果5月14日维修科购买零配件实际支付了1400元，由经办人员垫付现金200元，则5月15日报销时,出纳员应付给的现金就是1400元，维修科备用金在支付给经办人员垫付款200元后又恢复到1200元。