起运港、目的港、柜型和柜子的数量、
货物种类、指定船公司、重量(有些船公司超过了18吨就要收超重费)、
出货的日期，在获取价格的同时，
在货物装柜前一、二周，把invoice、packinglist、booking给货代(货代预先给booking的模板)，booking上面要填写发货人(shipper)、收货人(consignee)、通知人(notify)、起运港、目的港、柜型、唛头、品名、数量、重量、方数、运费预付或者到付、盖上公章，传真给货代，货代用booking拿去船公司订舱，订舱确认后船公司发盖章的SO，如果客户要求申请14天免堆期，要在booking上注明，有做信用证的最好也把信用证也发货代一份。
如果我们是做FOB条款，通常客户会指定货代或船公司。一般客户的货代会主动联系我们，在出货前一周向货代要booking的标准格式，填好booking后向船公司订舱。FOB的码头费用要事先和指定货代确认好，以免货代把不必要的费用转嫁给发货人。如果我们只做EXW，客户的货代会预先要求我们把产品的装箱单发给他，这个装箱单只是为了说明货物的信息方便货代研究运输方案，品名最好附上中文。装柜(开船前4-5天)
1.装货前，要最后一次和仓管确认货物已全部备齐，货物摆放位置，产品的数量是否准确。如果客户或者第三方检验公司要来监装，必须事先预约好，尽量让监装人员在柜子来之前赶到。(在监装人员没有来到现场前，一般是不可以开始装柜，或者可以先装一小部分)。
4.联系货代和货柜司机，问货柜什么时候到厂，到厂后，先核对货代发来的拖车车牌号、柜号以及封号，复印司机身份证。
5.装柜全程要照相：车牌柜号-空柜开柜-开始装货-货物装到一半-装柜完毕-封条-封柜(开门-半开-关门)。拍照是出货的最好证明，为了避免后期货物到港，客户投诉货物缺失或者损坏，最好每装一个种类的产品都拍照，证明货物是完好的。
6.拍照的同时，还需要由仓管或者专门的记录员，记录在货柜的什么位置，装了哪些货物，货物的实际装柜数量、包装数，同时也要记录车牌号、柜号、封条号。(这些数据用于填写报关装箱单)。有时候，海关查柜要知道货柜靠门的位置放了什么货物，所以最后放了什么东西要特别留意。
7.装完柜子，跟单员确定封条已经封紧柜子。仓管同业务员确认柜子是否可以离厂，还是说要等客户打款。
8.将装柜照片进行整理，命名，作为装柜资料发给业务员，业务员发给客户查看。
9.还柜到码头，取得重柜纸，更新货物实际的过磅重量和体积，交报关行。
10.工厂有任何出货都要写出货单，写明货物的明细，并让司机签名。
海运单据:
1.补料：货柜装船后，柜子由报关行报关后，按时交放行条给船公司，船公司就会被安排配船，出提单(billofloading)。配船前，跟单做好SI(补料资料ShippingInstruction)发给货代的配船负责人，因为第一次的BOOKING上面的内容只是大概，所以要提供补料确认最后提单上的详细内容，SI上着重要确认的是收货人的信息，且货物信息要求同装箱单的一致。补料之后货代会发来一份补料COPY件，用于确认提单的显示信息。
另外一种为一次性补料，即要求配船的补料资料就是客户提单显示信息，之后如果客户信息要求修改，需要收取改单费用。
2.对单：货物上船后，船公司会给到货代一份真正由船公司出示的，有提单号及船公司名称的提单COPY件确认提单信息。货代把copy件发给出货人，出货人首先要自己核对信息，同时发email给国外客户确认提单信息无误后，让船公司开出正本提单安排寄出至我司(一般船开2天后，就会出正本提单)。除了确认收货人的信息，同时也要客户确认通知方、货物描述、金额，这些信息都会影响到客户的清关，不同国家不同港口的客户会有不同的要求。
3.开debitnote：船公司经由货代发来debitnote，出货人付运费到指定账户(运费都是一美金结算，事先和船公司谈好汇率)，或者直接让国外客户付款，船公司收到款后，放正本提单。
6.开船后，发shippingadvice给客人，告诉客人船名、航期、ETD和ETA等。业务员可以在船公司的网站上面查询柜子的运输情况，柜子快到港时，要提前提醒客人做好提柜和清关的准备。业务员可以提前让货代查询客人目的港的费用，一般包括船公司费用、关税和清关费用，提前告知客人，让客人有所准备。