导语：如何才能写好一篇档案系统管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。
1.推进自动化，提升档案的标准化以及规范化水平
2.提升档案信息管理系统的整体性水平
根据当前阶段系统的思想理论以及集成化的具体需求，档案信息自动化的建设，应该是针对整个系统的水平进行发展，使得整个系统可以得到稳步的提高，并且其中各个组成的系统，横向以及纵向的发展都需要达到一定的标准和水平，以此为基础，通过网络来进行连通，发挥出系统的整体性的优势和效应，提升整个系统的综合运行能力。如果其中某一个节点或者是某一个极为重要的节点，存在有障碍，都可能会对整个系统的运营造成极大的不利影响。所以，还需要对每一个节点的应用能力和装备的水平进行提升，保证系统的稳定持续、健康的发展。在实践的工作当中，可以鼓励并且支持一些先进的单位首先提升自身的水平和能力，并且在一些较为先进的单位，进行水平较高的试点工作，来逐步的取得推广使用的效果和经验，并且对存在的问题进行实时的总结和归纳，得出系统发展的新思路。这样的工作，对于提升系统整体性的水平，有着巨大的帮助。
3.加强数据库的建设
4.重视人才管理
5.结束语
综上所述，根据对档案信息自动化系统管理和建设的新思路进行研究和分析，从实际的角度出发，深入并且细致的对存在的问题进行探究，并且对改进的方案对策进行了阐述，力求更进一步的为有关工作的发展和前进，做出积极的贡献。
参考文献
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Abstract:Thefileinformationautomatedsystemisoneitemneedstoutilizemanykindsofdisciplineknowledge,thespecializedcoordination,themulti-departmentcooperation,themulti-linknecessarycomplicatedsystemproject,thesystemconstructiondevelopsthepresentstage,theresearchdiscussiontosystem'scoordinatedorganization,strengthensthemanagementandthemacro-scientificpolicy-making,isveryessential.Strengthensthegoalwhichmanagestothefileinformationautomatedsystemliesinthedevelopmentapplication,liesintheadvancementapplicationleveltheenhancement.
关键词:档案信息自动化档案管理
keywords:Fileinformationautomationrecordsmanagement
一、推进自动化,必须提高档案标准化、规范化水平
目前,档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱,这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏,而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃,它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是:档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节,其中首要的是档案业务要规范,档案标准要建立健全和真正实施。
二、自动化建设要着眼于提高系统的整体水平
根据系统论思想和集成化要求,档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统,组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平,并通过网络加以联通,这样才能发挥整体优势,提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍,都可能造成系统的梗阻。当然,要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的,不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平,在一些单位进行较高水平的试点,以取得值得推广的经验,对整个系统是有利的,但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平,只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
三、有重点地抓好数据库建设
目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段,完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础,是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务,要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点,数据库经验中最主要的有:领导重视,统一认识,坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合;面向应用,建立“活库”,以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”;突出重点,由单一库向系统库发展等。
四、慎重选定技术路线
信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。目前,对我国档案信息自动化工程影响最大的技术是微机工作站、服务器性能的提高,网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下,选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的,应当推行适应的先进技术,使经济效益的合理性和技术的先进性相统一,技术路线的选择要符合我们的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大,但现实的需求又往往跟不上,宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别,因此不断发生买了设备不能充分利用,建了网络而传输量很少的情况。要实事求是地分析现状,充分考虑先进技术的发展,再进行每一项具体的决策。
关键词：职工档案管理系统；软件工程；数据库
作者简介：董引娣（1984-），女，硕士，重庆城市管理职业学院讲师，研究方向为计算机教育。
0引言
1系统功能描述
2各模块之间的关系及系统结构
3系统处理流程
4系统主要功能划分
4.1部门管理
4.2档案管理
档案管理包括职工基本信息管理、职工考勤管理、个人简历管理。这些功能因用户使用系统权限不同所表示出的功能使用也不同，普通用户没有数据修改及删除的权限，只能对职工的信息进行浏览。
4.3职工信息管理
职工信息管理包括对职工的基本信息进行浏览、添加职工记录，以及对职工的详细资料进行修改、删除职工记录。其主要子模块如下：
（2）基本信息的查询。为了方便管理员及普通用户查询，使用了TextBox控件和ComboBox控件，在查询时用户将查询内容输入到Text中，或在ComboBox中选择自己所要查询的条件，点击开始搜索按钮，便可以查询出自己想要的信息。该查询的优点在于方便用户做任何查询，管理员可以输入任何可提供的数据来进行查询，显示信息为所有数据库中提供的数据。
（3）职工信息的查询。输入一定的查询条件（某一或某些条件），单击开始搜索按钮将会对该条件进行查询并显示查询结果。
4.4职工考勤管理
职工考勤管理包括对职工的考勤信息进行浏览、添加职工记录，以及对职工的详细资料进行修改、删除职工记录。其主要子模块为
考勤信息添加：管理员首先进入职工考勤信息浏览窗体，在该窗体的下方有一个添加信息的按钮，点击该按钮进入添加考勤信息的界面。职工考勤信息的添加窗体使用了两个Frame控件及多个TextBox、Lable、ComboBox控件，对职工考勤的各项信息进行添加，有些信息需要手工添加，有些信息可在选择框中选择。必须把所有要添加的信息完全添加，才可以将各项信息添加成功。如果用户为普通用户则不能进入该界面，即在职工考勤信息浏览界面中增加按钮并设置为灰色，把Command控件的Enable属性选择为False即可。
4.5档案查询
当输入一定的查询条件时可对职工基本信息及考勤信息进行查询。其主要子模块为
职工考勤查询：管理员及普通用户均可以对考勤信息进行查询，为了方便管理员及普通用户查询，使用了TextBox控件和ComboBox控件，在查询时用户将查询内容输入到Text中，或在ComboBox中选择自己所要查询的条件，如果数据库中有相应的数据，点击开始搜索按钮后，则将在MSFlexGrid控件中显示查询结果，在该控件的底部会显示出查询的记录条数，职工考勤信息的查询主要是确定所要查询的考勤年月。打印功能是通过VB的第三方控件tubPrinter报表控件来实现的，该控件可以打印常见数据控件中的数据，如打印MSFlexGrid控件、MSHFlexGrid控件、ListView控件、DataGrid控件里的数据等。
5结语
对于职工档案管理系统设计应尽可能做到全面、方便、快捷、友好。对于普通用户，本软件提供了全面的查询统计功能，用户可以根据不同的需要选择不同的条件进行单一或组合查询，确保提高查询、统计速度，使查询、统计工作变得更加便捷。
参考文献参考文献：
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本文在项目实践和文献的基础上对电子公文档案管理系统安全机制进行了研究。
1制度安全
2物理安全
物理安全策略的目的是保护数据库存储介质、网络服务器、应用程序服务器、打印机和通信链路等物理实体免受自然灾害、人为破坏和攻击。确保系统有良好的电磁兼容环境、建立完备的安全保护措施防止非法进入系统操作环境和各种盗窃、破坏措施发生。
系统的光存储方案从另一层面保证了数据的安全性。磁、光、电三种存储介质中，光盘的寿命最长，可达到50年以上，可用作长期存储数字化公文的介质。而磁、电存储介质的寿命较短，只能用作临时存储数字化公文的介质。由于一次性写入光盘具有一次写入多次读出、不能改写、不受磁冲击、离线存储不耗电、存储寿命长的特点，所以，本文采用一次性写入光盘存储电子公文档案。
有了物理安全措施，就可以保证电子公文档案信息载体的安全和系统设备硬件的正常运转，使系统的实体硬件不受自然和人为破坏，为系统安全建立了良好的前提。
3网络安全
网络安全措施是主要针对电子公文档案管理系统所运行的网络及其节点所面临的网络攻击威胁和系统的脆弱性而采取的保护措施。电子公文档案系统最大的优越性就是用户在异地可以通过网络方便地利用。因此，网络安全就成为用户真实有效地利用档案的保障。这也是系统安全机制的重要内容。
保证网络安全主要采用物理隔离、应用防火墙以及网络身份认证等安全措施。本文在项目实施中，使数据库服务器和提供远程访问的Web服务器分离，在Web服务器和接入Internet的路由器之间安装了防火墙，为网络安全提供了硬件支持。严格、分等级的网络用户身份认证保证了通过Web访问系统的用户合法性。
4数据库安全
安全性对于一个数据库管理系统来说至关重要，所谓数据库的安全性，是指保护数据库避免不合法的使用，以免数据的泄露、更改或破坏。
图1TRIP用户权限图
5应用程序安全
当然，为了系统的安全性，系统需要定期或不定期（人工）地备份数据库，而一旦归档，所有的归档文件将写入不可擦写的光盘中，光盘放在光盘库中，同时服务器硬盘的归档文件将全部删除，使之成为不可修改的真正意义的档案。
除此之外，还采用了安全审计技术来确保系统的安全性。用户对系统的任何操作及对数据的访问都会形成系统审计日志被记录下来。系统会定期审计日志并形成审计报告，及时发现系统隐患以及非法操作。
一、高校财务档案管理信息化系统开发方法及技术
1.软件工程开发模型
针对高校财务档案信息化管理而言，从高校财务档案工作的繁杂程度以及信息化系统的特征视角出发，采用基于C/S架构的思想，在C#.NET设计环境中中，运用SQLServer数据库知识进行高校财务档案信息化管理系统设计。从信息化管理系统的开发流程来看，常见的软件工程开发模型有传统瀑布模型、改进的螺旋模型、面向对象的喷泉模型、形式化方法模型等。结合高校财务档案管理的实际情况对各种模型进行详细的分析可知，形式化方法模型能够有效的克服很多问题，实现了可以产生无缺陷软件的承诺。
2.结构化设计方法
高校财务档案管理信息化系统应具备独立性特征，而且应有多个单一功能的模块组成，因此在高校财务档案信息化管理系统的设计中采用结构化设计方法，结构化设计的步骤为：评审和细化数据流程图确定数据流程图的类型将数据流程图映射到软件模块结构并设计上层逐步分解高层模块并设计中下层模块结果优化描述模块接口。结构化方法中常用的设计图包括业务流程图、数据流图、数据字典、HIPO图等。
二、系统需求分析
1.系统设计目标与需求
对于高校财务档案管理信息化系统而言，系统需求分析是整个系统设计的开始，而系统设计的目标则为系统设计指明了方向。针对高校财务档案管理业务流程的详细信息分析可知，信息化管理系统应实现用户管理、财务档案管理两类功能，其中用户管理应包含用户的增删、权限与密码管理等；财务档案管理则包含档案录入、修改、查看、打印、删除、统计等功能。此外，高校财务档案信息化管理系统的设计必须要保证安全性和保密性，并且还要针对不同类型的用户设定不同的管理功能。
2.系统功能需求
功能是刻画系统行为、特别是系统与环境关系的重要概念，因此在设计高校财务档案管理信息化系统时，必须进行客户需求分析，根据客户的实际需求设计系统功能。从高校财务档案管理活动来看，信息化系统要涉及扫描员、档案管理员、主管领导、系统管理员、档案查询人员、纸质档案管理员等人员角色，针对这些角色的实际需求，信息化系统应实现以下功能，即电子档案建档、电子档案变更、电子档案查询管理、档案统计、系统管理、纸质档案管理等功能。
3.非功能需求
系统的非功能需求包含性能需求和安全需求两个方面。性能需求方面需实现系统的可维护性、易操作性、可扩展行和开放性，尤其是可扩展性，在信息技术快速发展的今天，必须保证系统的可扩展性来确保系统的软硬件不过时。对于安全需求而言，需要满足容错性、系统的外在环境安全性、系统每部安全性、系统运行安全性等需求。
三、信息化系统设计分析
1.系统总体设计
从高校财务档案管理信息化系统的实际需求分析来看，系统设计需遵循以下主要原则，即实用性和效益原则、安全性原则、灵活性和扩展性原则、信息查询的高效性和设备管理的有效性原则。系统设计的总体结构分为三层，第一层为财务档案管理系统，第二层包含系统管理模块、实物管理模块和电子档案管理模块，第三层是从第二层的基础上进行更细化的设计。系统管理模块包含系统参数设置、用户管理、权限管理、数据备份与恢复；实物管理模块包含纸质档案入库管理、纸质档案出库管理、纸质档案借阅管理、纸质档案归档归还管理；电子档案管理模块包含扫描录入、电子档案归档、电子档案变更、电子档案查询、电子档案综合统计。
2.系统功能模块设计
财务档案管理系统分为三个功能模块，及系统管理模块、实物管理模块和电子档案模块。系统管理模块的用户管理功能中，可以实现新增和修改用户信息，可以实现用户角色设置。权限管理功能中对存在的权限进行分类、配置权限之间的关系。在用户管理中，设置一名系统管理员，可实现对其他用户的管理，包括创建、修改密码、删除、赋予角色等。针对纸质档案，需要对档案进行统一的ID号编制，并来将该ID编号录入系统，以便查找、借阅等。电子档案应具备档案建立、编辑、增加、修改、删除、查询以及管理等功能。电子档案的录入包含纸质档案的扫描、编制等，还包含新建电子档案的录入。
【关键词】医院；人事档案；信息系统；运用
随着科学技术的发展，信息技术被广泛运用于各行各业中，即便是医院的人事档案管理，也需要借助于信息系统来提高效率。医院的人事档案管理，早已从传统的手工档案管理模式转变为信息系统的管理模式，这对促进医院人事档案的发展有着良好作用，一方面使档案管理更为完善；另一方面提升了档案管理的品质。
一、医院人事档案管理的概述
医院的人事档案管理，需要借助一定的先进管理思想、管理方法来实现。档案管理员有x务对医院各科室的人员档案进行妥善保管，为了提高医院人事档案的管理效率，往往通过医院的信息系统软件来实施管理。在医院信息系统中，涉及的门类十分广泛，基本上能把医院各科室的人员档案信息记录在案。到目前为止，医院使用的医院信息系统，大多以个人基本信息、医疗贡献为主。医院信息系统自身所具有的管理功能，能为医院的管理层及时提供医务人员的基本信息，为管理层作各项决策提供了一定的参考依据。
二、医院人事档案管理的现状分析
在目前的发展阶段，医院对人事档案管理并没有引起足够的重视，使得人事档案管理出现了这样或那样的问题，并在一定程度上制约着医院人事档案的发展，尤其是对一个人的基本能力判断，由于信息记录不完善，或是不够规范，往往难以找到评判的依据。
（二）档案管理人员的素质不高。医院的人事档案管理人员，普通存在素质不高的情况。大多的医院，把人事档案管理工作外包出去，或是找兼职管理档案的人管理，这便导致在人事档案管理方法上缺乏相应的管理知识，也缺乏一定的工作态度。正是在人事档案管理工作中安于现状的表现，才使得专业知识存在欠缺，最终导致人事档案的质量不高。
三、医院人事档案管理在信息系统的运用
近年来，医院对人才的需求量越来越大，而建立一个完善的档案管理系统势在必行，这对医院管理层更好地了解一个人的基本情况，提供了很大的方便，也为选人、用人提供了捷径。
（一）以信息系统管理人事档案效率更高。信息管理系统对人事档案管理起到了很大的益处。一般说来，信息管理系统对人事档案的收集、更新、开发、利用更具便捷性、高效性。比如，档案管理人员可运用信息管理系统对人事档案进行管理，大多能把体力劳动转变为脑力劳动，把简单化转变为多层次化，把低水平转变为高水平，充分改变医院人事档案管理工作的投入多、产出少的不良局面。
（二）以信息系统管理人事档案更科学。信息管理系统，是以个人单位为特色的管理模式，能够全面、历史地考察一个人的现状。用信息管理系统来管理人事档案，有利于医院的人事部门更好地开展工作。比如，用信息管理系统来管理人事档案，能够充分体现人事档案管理工作的优势，为选拔人才、使用人才提供了便利，并且，以人事档案为依据的人才选拔，使选择的人才更科学、更公正。
（三）以信息系统管理人事档案更符合时代的发展。在医院的人事档案管理工作中，凭借信息系统管理人事档案，突显了档案管理的信息化、网络化，有利于档案管理人员运用信息网络技术、计算机技术，对各类人事档案进行数据处理。比如，以信息系统管理人事档案，为存储、检索、传输等业务提供了更多的便利，而且能够在一定程度上降低手工操作的失误机率。
四、结束语
医院档案管理工作，是非常重要的一项工作，它直接关系着医院的生存与发展。重视对医院人事档案的管理，能更好地了解医院工作人员的动态，并且对选拔人才、使用人才，均能起到一定的推动作用。所以，在对医院的档案进行管理时，要善于借助于信息系统来完成对各科室人员的人事管理工作，以此摆脱不必要的手工操作，从而有效地提高档案管理人员的工作效率，为人事部门更好的选人、用人做好服务。坚持以信息系统来管理人事档案管理工作，既提高了工作效率，也为中国的医疗卫生作出了一定的贡献，这算得上是一件两全其美的事情了。
【参考文献】
[1]昝莹.医院人事档案管理中医院信息系统的应用[J].中国药物经济学，2015.
近些年来，在心理教育工作者的努力下大学生心理健康教育工作取得了不俗的成绩。但由于缺乏完善的大学生心理档案管理信息系统，导致很多一手资料无法科学管理，致使大学生心理档案无法充分发挥其信息反馈等作用，也为大学生心理教育工作的有效开展带来了影响。为此，本文构建了一套较为系统的大学生心理档案管理信息系统，以供高校心理教育工作者参考和借鉴。
【关键词】大学生心理档案管理系统构建
虽然很多高校制定了较为系统的心理咨询等应对方案，但由于对大学生心理档案重要性的认识不足，很多高校还未构建起完善的大学生心理档案管理信息系统，为大学生心理健康教育工作带来了极大的不便。因此，加快构建大学生心理档案管理信息系统很有必要。
1系统需求分析
（2）对于心理健康教师用户而言，应提供所管辖班级、大学生、辅导员等的信息管理、操作、维护功能，并能够对心理测评量表、问卷调查、咨询记录加以维护、查询、统计分析，还应提供数据备份、恢复、参数设置、密码维护等多种权限。
2系统基本架构的开发
系统设计中需要结合系统用户实际需求，除了需要提供登陆功能，还需要提供大学生信息管理、心理评测、心理咨询管理等功能。由于系统主要应用于高校，因而本文采用B/S架构进行设计，一方面，便于大学生对自身心理数据进行查询，另一方面，提供了与高校信息管理系统的连接接口，便于系统扩展。此外，便于数据共享、查询、维护等。
B/S架构在J2EE框架体系中有广泛应用，其优点在于实现了所需处理业务、逻辑存储的分离，因而清晰地划分了层次，实现了处理过程与存储过程的相互独立，保障了系统的安全性。系统架构主要包括三层：
（2）逻辑层。满足应用层、存储层间的访问需求，并将访问结果反馈给应用层用户，确保所发送服务获得响应；
3系统功能模块的开发
3.1系统管理模块
3.2学生信息模块
3.3心理评价模块
该模块主要涉及到大学生心理评测信息的查询、实施、维护等。其中，心理测评信息查询负责为大学生提供查询自身心理信息结果，而心理评测维护提供大学生的心理健康情况测评、人格特质测评、智力测评等，并提供大学生心理信息的修改等功能。心理评测实施模块是针对三种测评方法提供90项症状自评表，并对测评的题目及结果进行保存，如测试表的编号、问题、得分等。从大学生信息核实，到信息录入和结果产生，都由该模块负责。
3.4心理咨询模块
通过采用白盒、黑盒测试等方法，对心理档案管理信息系统的功能、性能进行测试，最终测试结果满意，基本满足系统设计的要求。通过对各功能模块进行测试和对比，对于测试结果与预期效果不相符的立即加以修正，确保了系统整体运行效果。
[1]聂振伟.学生心理档案的建立与管理[A].高校心理健康教育专业化研究――第八届全国高校心理健康教育与心理咨询学术交流会论文集[C].北京：北京师范大学心理咨询中心，2014，131-134.
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【关键词】档案信信息系统建设效益优化管理
一、引言
随着当今社会信息化工作的飞速发展，信息管理工作也已发生了很大的变化，主要表现在信息内容及载体的变，信息量的骤增，服务对象的变化，以及档案、图书、情报信息资源，作为企业和社会信息资源一部分的地位和作用越来越显露出来[2]。
二、档案信息系统建设的效益管理的方法
三、优化档案信息系统建设的效益
3.1明确档案信息用户需求
3.2明确档案信息服务需求
3.3优化档案信息系统建设，提高效益管理的原则
前瞻性：优化后的档案信息系统不仅要满足目前各类档案、图书、情报信息化管理的需求，也要满足将来信息网络不断发展的需要，达到技术先进、成熟可靠。
集成性：优化后的档案信息系统能够在公司局域网络上实现各个分系统之间的数据集成，实现以系统、档案系统、标准情报系统数据综合管理，并提供完备的管理手段。
高效性：档案信息管理系统要有较高的执行效率，能结合硬件平台及功能需求，在硬件配置层及应用软件层进行优化。
可移植性：系统数据应具有很强的可移植性，可在多种硬件平台、网络和操作系统环境下工作。系统结构要符合层次性及模块化的设计思想，系统结构清晰合理，软件灵活，可根据今后的需求进行扩充。
安全性：档案信息系统所处理的信息一般含有涉及公司的机密，而且不同的用户在不同的时刻对文件信息的处理权限也是不同的，因此安全性控制功能应成为档案综合信息系统得以投入使用的先决条件。档案信息系统的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密以及电子签名。
3.4优化方案总体目标和思路
3.4.1构建功能齐全的档案管理系统
随着科学技术的发展和社会更广泛、更迫切的需要，对档案、图书、情报信息的利用越来越要求公开化、社会化。优化后档案信息管理能实现包括文书档案、科技档案、会计档案、照片档案、声像档案等各种类型和载体档的信息化管理功能，系统涉及的范围应涵盖档案管理活动中需要用计算机进行管理或处理的所有环节，包括（1）档案数据采集与加工；（2）档案数据存储及管理；（3）档案数据查询利用；（4）系统维护。
3.4.2实现文档一体化管理功能
3.4.3实现档案、图书、情报信息资源信息共享
3.4.4实现信息综合利用
3.5优化方案总体功能结构
在档案信息系统中，OA系统办理完结的电子文档通过OA接口程序进入档案管理系统完成最终归档，各类纸质档案、图书、期刊通过数字化的形式进入档案信息管理系统实现归档和利用，使档案信息管理系统作为档案部门进行档案信息业务管理的平台和基础，成为档案信息化系统的核心。
关键词：实践；心理档案管理系统
Abstract：mentalfilesystemplaysanimportantroleincollegestudents'psychologicaldatamanagement，thisarticlefromthevalueandsignificanceoftheconstructionforpsychologicalprofileandthecurrentproblemsdeparture，introducesamoreperfectmentalfilemanagementsystemthatfoundationbasedonmanyyearspracticalapplicationofresearch，andtofurtherimproveanddevelopthesystemproposedprospect.
Keyword：practice；forpsychologicalprofilemanagementsystems
心理档案，是个人在社会活动中形成的，关于心理活动和心理健康状况的有保存价值的各种记录，是了解一个人心理健康状况的重要依据，也是促进学生开发潜能、提高其综合素质的重要参考资料[1]。大学生心理健康档案将在确保大学生形成健康心理等高校心理健康工作中发挥越来越重要的作用。因此，建设健全而系统的大学生心理档案系统对高校大学生心理健康教育工作的顺利开展与培养高素质人才都具有非凡意义。
一.大学生心理健康档案建立的价值与意义
1.建立大学生心理档案系统，有利于维护大学生心理健康教育的顺利开展。建立大学生心理档案的提出最早在2004年。当时，教育部曾要求在直属高校秋季入学的所有大学新生中都建立心理档案，以促进大学生心理健康教育工作的顺利开展[2][3]。到目前为止，全国很多高校都为学生建立了心理健康档案。心理档案系统的建立在大学生心理健康教育中的应用实践表明[4][5]，无论从大学生心理健康教育状况的全面了解，还是对大学生存在的心理问题的调查与筛选，以及对问题学生的积极干预，都起到了积极的作用。大学生心理健康档案的建立，能够让心理健康教育工作根据学生的需要开展教学，根据学生存在的问题开展有针对性的预防与干预工作，使心理健康教育工作更有效。
2.建立大学生心理档案系统，为高校培养高素质人才与开发学生潜能提供了有力保障。对于大学生心理档案管理系统我们不仅看到他的狭义概念。即学生心理问题和其心理发展变化特点、心理测验结果、心理咨询与辅导记录等材料的记录与保存。我们还更应该看到他的广义概念，即在狭义概念包含资料的基础上，对学生的性格、能力结构、职业倾向、兴趣爱好、人际能力、情绪控制等诸多方面进行跟踪与记录，为学生综合素质的提高与潜力的开发提供有力的指导与参考。
二、心理档案管理系统建设中存在的问题
心理档案系统的建设已经经历了十多年，从目前情况来看，多数学校已经具有了自身的心理档案系统，但种类纷纭繁杂，如教育部牵头开发的“中国版”学生心理档案管理系统、北森大学生心理档案系统、安人大学生心理档案系统等，各具特色。但需要值得注意的是，在大学生心理档案管理系统中，除了需要包括在线形成的以及直接生成的数字化的档案信息外，还要注意对其他载体（比如纸质等载体）档案信息的数字化，这样建立起来的档案管理系统才是完整的、合理的[7][8]。但目前看来，各高校的心理档案系统建设还存在着诸多问题，主要表现在以下几个方面。
1.档案系统建立的初衷与实际应用背道而驰。心理档案系统建立的最终目的不是作为资料备案存在，而是为了促进大学生心理健康教育工作的开展与维护大学生心理发展与健康成长。但很多学校的心理健康档案在学生入学的时候建立起来，保存一些学生的基本信息，之后便成为一个无人问津的“死库”，或者心理档案系统记录的学生信息不完善，无法提供有价值的信息。这些问题使得学生的心理健康档案有名无实，浪费了人力、财力、物力资源，却没有发挥应有的作用。要想对大学生心理健康档案“才尽其用”，首先是要建立起完善的大学生心理健康档案，只有完善的资料储备才能够在教育工作的开展中起到应有的作用。其次，不断更新与完善学生的档案资料，学生的心理档案不是建立起来就固定不变，而是随着学生的心理成长而不断更新，才能够起到相应的作用。
2.心理档案系统建设的杂乱无章，难以形成有序的体系。一般来讲，学生学习生活在班级、学院、学校这样一个三级体系之中，在这个体系中的每个层级，都会产生学生的心理健康档案。但是，从目前情况来看，很多学校都成立了专门的心理机构，解决学生的心理问题，这个过程中又会产生大量的心理健康档案。学生的心理档案虽大量形成，但却散乱在不同的层面上。要想解决这一问题，首先必须确定一个主体，把这些散乱的档案集中起来。各学校应根据自身的实际情况来确定这一主体，比如，对于学生比较多的学校可以以学院为主体，对于心理机构比较完善的学校则可以以心理部门为主体。关键是，几个层面的档案系统要通过学校的无障碍有机的结合在一起，才能够形成完善的体系，才能够发挥其效能。这也是各高校需要解决的难点问题。
三、基于实践的大学生心理档案系统的构建
西南交通大学从2007年开始探索大学生心理档案系统的建立与完善，参考以往心理档案系统的建设内容，[9][10]经过多年的实践与修订，大学生心理档案系统已经趋于完善，在学生的心理健康教育与心理问题处理中起到了良好的作用。
在上述内容的基础上，我们应用MicrosoftOfficeAccess轻量数据库镶嵌于系统中，是集学生基本信息资料、新生测评数据、心理咨询档案管理、心理危机干预档案管理为一体的应用型软件系统（部分具体内容见图例）。软件支持windows平台，可连接符合扫描仪通用接口的扫描仪，后台数据库支持最大2G容量数据，最大50万条记录数据。解决的关键问题在于探索适用于当前咨询干预流程的软件工作模式。该系统的扩展模块还可以为院系管理人员提供资料、档案的编辑与录入，提高资料的完整性。
四、关于系统的进一步研发及应用的展望
随着心理档案管理系统的应用研究和对未来管理工作要求的进一步提高，对于该心理档案系统进一步的研发与完善提出以下几点展望。
第二，尽力推广数据库的应用力度，实现局域的统一性。要想使一套档案管理系统得到极大的推广与应用，具有步调一致的统一性那几乎是不可能。但经过不断应用与推广，能够尽可能的统一，实现部分高校的联盟与统一还是有可能实现的。数据库的统一会给数据的联网与应用起到巨大的推动作用。
西南交通大学四川省心理健康教育重点研究基地资助项目（XLJKJY1213B）
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目前各高校学生各类数据存放较为分散，数据共享不充足，使用起来不方便，利用率也不不高，所以采用一套系统采集学生信息、提供查询、统计、修改等功能很重要。结合高校学生档案管理工作的实际，在现代信息化的大环境基础上，对学生档案管理系统进行分析，阐述学生管理系统学高校大学生档案管理工作的促进作用。
关键词:
现代化；学生；档案管理系统；现状；高校；档案管理
一、当前高校档案管理工作情况
1、有完善的法律制度
关于档案管理虽然有很多法律制度和法规，但是对于高校学生档案管理工作没有比较针对的法律法规。因此在高校学生档案管理工作中没有统一标准，各个学校的管理体制又不一样。目前管理形式多种多样，有些学校为了方便使用分别把档案存放在学生所在的各个学院；有的为了集中统一管理把档案集中放到学校档案室进行保存管理；有些把档案放到招生就业处进行进行管理；有的把档案放到学工处管理；还有部分学校将学生档案与干部的人事档案放在一起归人事处管理等。这些都能看出来学生档案管理没有一个专门独立的机构进行管理都是归属在某个部门中，这样的管理不规范导致学生档案错乱。
2、档案内容不完整，缺乏严谨性
3、工作人员档案管理意识浅薄
因为长期高校档案管理工作不受重视，管理档案方面工作人员没有地位。档案管理工作没有一个健全的队伍，没有配备专职学生档案管理工作人员，都是兼职管理学生档案。没有统一培训和学习，提高档案管理工作人员的专业素质，也缺乏采用现代信息化管理档案的知识，导致很多人凭着自己的想法在整理档案，使得档案的归档十分不明确。还有部分工作人员对档案工作的认识不够，缺乏责任心，。这些种种问题导致档案管理工作不能健康发展。
4、档案管理方法方式跟不上现代技术
这些年随着教育事业的不断发展，高校也不断扩招，导致学生档案管理工作的难度大大增加了。目前高校的档案管理工作还是采用传统人工手工操作，没有一套规范完整的管理软件，这样很难应对目前学生档案的管理工作。在一定程度上影响了学生档案管理工作的规范化和现代化。
二、加强高校学生档案现代化管理工作
1、学生档案管理系统功能主要有学生档案管理系统的主要用处是对学校学生信息进行管理。该系统的设计要考虑到合理性、可实用性、规范性、方便性等功能，该系统对学生的日常信息有录入、修改、查询、添加、删除等功能。学生管理系统可以对学生在校期间发成的所有情况进行登记管理更新，能保证每个学生在校期间档案的完整性和一致性。学生管理系统主要包括了学生各类信息查询、教务信息查询维护等其主要功能包括1、有关在校学生学籍异动信息输入，包括学生基本信息、异动情况等；2、学生信息的查询和修改，包括姓名、专业、家庭联系方式等；3、学院管理信息的输入、查询、修改等；4、学生课程设置和修改；5、学生获奖和违纪情况的输入、查询及修改等。
2、加快建设档案管理人员的队伍，强化档案管理人员意识配齐专职档案管理人员，要求具备一定的计算机知识，并加强对他们的培训指导工作，让他们指导档案管理的重要性，创造条件给他们去学习，以提高业务水平。这样能更加好的运用学生管理系统对高校学生档案进行管理，有了这支队伍以后面临更加多的学生也能把档案管理的井然有序，是学生在校期间档案信息完整统一严谨。
总而言之，随着高科技信息发展，高校不断扩招，学生人数增加。对高校学生档案管理工作要求更加高，那么学生档案管理系统对高校学生档案管理是起到促进作用的，档案存档电子化对于学生档案管理工作来说是必然的发展趋势。用学生管理系统管理档案不但能都很大程度上节约人力资源也能提高学生档案资源的利用率，方便了各单位查询存取阅览。通过互联网还能破除档案的区域化限制，方便社会各个部门和用人单位提取和查看档案，也为学生就业提供快捷方便的依据材料。所以加快用现代化高科技方式管理高校学生档案工作，这对于学校学生档案管理工作有着重要的推动作用。
作者：秦方凌单位：广西科技师范学院
[1]何树娟.加强高校档案管理工作的探析[J].改革与开放.2010（10）.
[2]孙立霞.如何加强高校档案管理工作[J].商业经济.2010（13）.