危机是一种常态,而不是偶然事件,任何一个企业,即使在鼎盛时期,也会有许多隐患存在。危机一旦爆发,往往伴随着利益谋取、舆论谴责,民众情绪对抗等系列冲突产生,会损坏企业品牌形象,影响经营业绩,严重时会威胁到企业生存。为减少危机带来的风险和损失,众多世界500强企业设有首席风险官,专门负责处理企业危机事件,对可能出现的危机隐患提前做好详细的预案和工作流程安排。运筹帷幄之中,方能决胜千里之外。危机到来前完善战略部署,构建防御体系,做到遇事不乱,处变不惊,在处理危机事件时就能达到事半功倍的效果,这是企业战胜危机的制胜法宝。信渡咨询研究中心通过对众多案例的研究分析后,建议企业在备战危机时应树立危机意识,构建预警、应对、评估三大体系。
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树立危机意识
“生于忧患,死于安乐”,对于企业而言也同样适用。危机意识是企业发展的警卫兵、原动力,企业要想及时察觉隐患清除障碍,感知不足谋求改进,以获得持久发展的动力,树立危机意识就显得尤为重要。特别是在信息传播工具日趋多样化,传播速度一瞬千里的时代,任何一个坏消息都有可能以迅雷不及掩耳之势传播开来,使得众人皆知,把企业置于口诛笔伐之中,给企业带来严重的生存危机。居安思危,思则有备,有备无患。树立危机意识,成为企业成功路上的必修课程之一。树立企业危机意识可以从以下三个方面着手推进:
一是管理者危机意识。企业管理者作为企业发展方向的决策者,发展战略的制定者,具体实施的监督者,在企业发展过程中起到决定性作用,因此企业管理者应身先士卒树立危机意识。企业管理者树立了危机意识,才会及时察觉危机隐患,清除企业发展潜在障碍;才会时刻保持敏锐的洞察力,挖掘企业发展的原动力;才会影响企业员工去培养危机意识,进而形成一种企业危机文化。松下幸之助在总结其企业的成功经验时,特别强调“长久不懈的危机意识是使企业立于不败之地的基础”。
二是员工危机意识。员工是企业的基础,具体工作的实施者,成果的创造者。树立危机意识的企业员工,会提升自律能力,注重工作质量;激发工作热情,提高工作效率。注重培养员工危机意识的企业,会时刻自省,不断创造新的成绩。1985年,海尔集团总裁张瑞敏在员工面前将76台带有轻微质量问题的冰箱砸毁,这一举动使员工产生了一种危机感和责任感,由此创造出独具特色的海尔产品质量和服务信条,成为海尔打开成功之门的一把钥匙。
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构建预警体系
风起于青萍之末,浪成于微澜之间。构建危机预警体系,及早察觉可能引发危机的敏感性因素,有利于企业快速做出反应,以减少危机爆发后带来的损失。危机预警体系的构建包括:组建危机管理部门统一领导,统一管理,统一实施;建立危机监测机制及时捕获可能发生的危机源头,防患于未然;实施危机分类分级管理,针对不同的危机启动相应的应对预案。2017年1月,宜家宣布主动召回中国大陆地区数量为6530件受影响的进口米辛索MYSINGS沙滩椅,召回原因是宜家收到分别来自芬兰、德国、美国、丹麦和澳大利亚五起事故报告,指出该沙滩椅布艺的错误装配可能造成使用者摔倒或手指夹伤,存在使用风险。企业对于危机及时预警,在产品出现安全隐患时主动召回,避免了企业更大的损失,也体现了企业保障消费者权益的责任和态度。
一是组建危机管理部门。为应对危机企业需要组建专门的部门来负责危机的预防、危机发生时的处理以及发生后的企业形象恢复。危机管理部门的负责人必须由企业最高领导者来担任,成员以各职能部门负责人为主,兼收部分基层员工,最好还要有外聘的高级公关顾问。危机管理部门代表公司协调企业内部各部门之间的危机应对,保持与政府部门及媒体机构等的良好沟通,维护公司形象及根本利益。当危机事件发生时,危机管理部门能够迅速做出反应,采取应对措施。
三是危机分类分级管理。对症下药,方能药到病除。对危机采取分类分级管理,有针对性的采取策略,可提高应对效率。危机种类可分为:信誉危机、决策危机、经营管理危机、灾难危机、财务危机、法律危机、人才危机、媒介危机等;危机级别由高到低可划分为:一般性危机事件、紧急性危机事件、重大危机事件三个级别。按照危机种类的不同,明确相应的管理者,做到统筹领导,分工明确,责任到人,及时处置。
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构建应对体系
兵来将挡,水来土掩。构建应对体系,当危机爆发时,根据具体情况,有效的组织管理,采取灵活的应对措施,做到有的放矢。应对体系的构建包括:制定危机管理计划做到危机爆发时有章可循,有据可依;强化内部协同能力应对危机时做到口径一致、步调一致、快速高效;搭建外部交流平台对外传递信息时做到及时、准确、快速,引导舆论向有利于企业方向发展。2005年3月27日南山奶粉接受了阜阳工商局的抽查,结果为全部合格。然而一些媒体发布的不合格奶粉名单中,南山奶粉榜上有名。针对此情况,公司紧急启动应对预案,公司董事长担任总指挥,追查危机事件源头信息,时时监测网络新闻最新动态,通过网络出具所有检验项目合格证明,与媒体诚恳交流,通报真实信息。最终化解了危机,在消费者面前建立了良好公众形象。
一是制定危机管理计划。实用的危机管理计划,有助于企业临危不乱,处变不惊。企业在制定危机管理计划时须保证其灵活性、通用性和前瞻性,不能僵化和教条,不能把精力放在特定危机的描述上,要确保企业在遭遇没有预知的紧急状况时,能够根据计划采取针对性的方法和策略;要保持系统性、全面性和可操作性,明确所涉及人员的权责,在危机来临时使成员能够迅速进入到自己的角色;要有清晰的业务流程,确保信息及时充分地沟通,采取的应对措施能够迅速有效地实施;为保证危机管理计划的有效性,还需要配套财务预算计划,并定期对计划进行检查更新。
二是强化内部协同能力。危机爆发时企业内部的协调统一能力和反应速度对危机公关的成败起到至关重要的作用,因此企业应建立有效的内部沟通机制,确保紧急时刻企业内部交流渠道通畅。很多时候,普通的企业风险之所以能演变成致命的危机事件,与企业内部各行其是,知情人秘而不宣,管理者充耳不闻有很大关系。实践是检验能力最好的试金石,成熟企业在应对危机时表现出良好的抗震性,与其采取日常模拟训练密不可分,在训练过程中可查缺补漏,及时弥补不足。
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构建评估体系
前事不忘,后事之师。构建危机评估体系,当危机过后及时对事件进行分析,总结经验,找出特征与规律,查缺补漏,为将来可能发生的危机事件提供决策信息,有利于进一步完善已有的危机管理解决预案,实现对危机趋势的预测分析。组织人员构建评估体系主要从事以下三方面的工作:一是危机事件调查,调查导致危机事件的根本原因,调查危机管理人员是否有失职现象,以此为戒,制定更加有效的防范措施;二是危机损失评估,对有形资产和无形资产进行全面的损失评估,综合评价对企业造成的损失;三是危机事件总结,深刻总结在危机事件管理和危机处理过程中的成功之处与存在问题,以改善原有管理和应对方案。
企业树立危机意识,构建预警、应对、评估三大体系,对危机实施制度化管理,做好组织管理、人员配备、经费支持等各项准备工作,及时排查企业与社会可能发生摩擦的隐患,分析其对企业发展的潜在影响,采取相应的应对策略,不断监控事态发展,以获取反馈信息,根据需要及时修正具体方案,果断采取下一步行动,才能赢得战胜危机的先机。企业只有拥有成熟的危机管理体系,才能具备战胜危机的能力。
信渡咨询一直致力于危机公关的研究,愿与企业并肩作战,共同致力于日常舆情监测、防御预案制定、危机时刻公关,为企业可持续发展打造适宜的环境。