在现代企业管理中，公共关系以树立组织的良好形象、协调组织与公众之间的关系作为主要的工作目标，围绕这一目标所开展的具体活动和工作便形成了它的职责范围。
公共关系的基本职责
公共关系的职责是指，公共关系在组织的行政管理或经营管理过程中的工作范围及其应当承担的责任。
（一）收集信息
公共关系首先要履行收集信息、监测环境的职责，即作为组织的预警系统，运用各种调查研究分析的方法，收集信息、监视环境、反馈舆论、预测趋势、评估效果，以帮助组织对复杂多变的公众环境保持高度的敏感性，维持组织与整个社会环境之间的动态平衡。
1.与组织形象有关的信息
公共关系首先要注意与本组织的形象评价有关的各种信息。这些信息涉及公众对政府的行政管理（即组织的政策）、企业的经营管理（即组织的产品、行为）等方面的印象、看法和态度。
（2）组织形象信息。社会组织与环境的关系形态和舆论状况的信息，公众对社会组织的精神面貌及其行为特征的评价与看法就是组织形象信息。公共关系工作目标是建立社会组织的良好形象，因此了解社会组织在公众中的形象信息是公共关系活动的基本内容之一。组织形象信息一般包括以下具体内容。
①公众对于组织领导机构的评价。如领导能力、创新意识、办事效率、用人眼光、威望与可信任度和机构的完善程度、设置的合理程度等。由于领导机构是社会组织的指挥中心，因此，对领导机构的评价往往在一定程度上反映了人们对整个社会组织形象的评价态度。
②公众对于组织管理水平的评价。如决策是否合乎社会实际情况、生产节奏是否紧凑、内部分工是否合理、对市场变化的反应是否灵敏等。由于组织管理水平直接影响到产品的质量和社会组织的竞争力，因而这类信息表明的是公众对社会组织形象的基本态度。
③公众对于组织内部一般工作人员的评价。如他们的工作能力、道德修养、文化程度等整体水平如何。由于社会组织的运行必须由他们来具体作业，所以，对他们的评价也构成了社会公众对整个社会组织形象评价的一个方面。应当注意的是，这里所说的“公众”，不仅仅指外部公众，它也包括组织内部公众。
（3）组织运行状态及其发展趋势信息。
这类信息包括内外两个方面。
①组织运行内部环境信息。主要是指组织自身运行情况及其与组织预定总目标的要求之间的距离，以及它可能发展的趋势；员工的情绪、各部门之间的关系状况。
②组织运行外部环境信息。包括所有对社会组织运行及其发展趋势发生或将要发生影响的情况。如：社会的政治、经济、文化、军事、时尚潮流、民俗民情、舆论热点等。这类信息反映的是组织运行状况和将来状况，对于组织及时调整运行机制极为重要，是社会组织形象重建的主要依据材料，因此，它也是公共关系工作必须优先采集的有关信息。
信息的采集应当而且必须通过多种渠道和运用各种传播媒介。首先应当重视消费公众的反应，其次是新闻媒介的社会舆论，政府有关部门和上级主管部门以及同行的意见也十分重要。此外，内部公众的各种反应同样必须认真听取。只有这样，采集的信息才是比较全面的。再者，对于公共关系来说，不但要收集赞扬社会组织的信息，更要注意捕捉哪怕是微不足道的批评社会组织的信息，尤其要重视公众对社会组织的各种建议。
2.组织环境中的各种信息
公共关系需要为组织监测社会变化趋势，注意社会的政治、经济、文化、科技、军事、时尚潮流、民俗民情、舆论热点等各方面的情报动态，分析其对组织的各种直接或潜在的影响，以充分利用环境中的有利因素，避免不利因素，使组织与社会环境的变化保持动态平衡。
公共关系所收集的信息具有宏观性和社会性，这一点对社会组织实现整体的发展具有十分重要的意义。
（二）辅助决策
公共关系部门是一个“智囊机构”，它在组织管理中起着辅助决策的“参谋”作用。
1.为确立决策目标提供咨询建议
公共关系咨询建议，是指公共关系专业人员向组织领导提供有关形象方面、公众方面的可靠情况说明和意见。为了完成咨询建议的任务，公共关系工作人员必须对采集来的信息进行整理、选择、分类、归档等处理工作，建立信息库，这样在咨询建议时就能做到条理分明、简单得体。因此可以说，信息的处理既是信息收集的结尾工作，又是咨询建议的准备工作。公共关系的咨询建议一般包括下述三类。
①一般情况的咨询。这类咨询主要提供社会组织与公众关系形态的一般情况说明，如内部员工的归属感、本组织在社会中的舆论、同行业对本组织的评估、顾客对本组织的评价等。根据不同的需要，这类咨询可以是定期的，也可以是不定期的，目的是要让组织的领导及时了解和掌握公众的一般情况，以便适时调节本组织的运行机制，为实现组织目标创造有利条件。
③公众心理咨询。这类咨询是将在长期观察和积累的基础上形成的对公众心理变化和趋势分析的意见，结合社会组织的中长期规划，向决策层所作的通报。上述的公众一般情况咨询，主要是对公众现状的分析和说明，但是由于社会环境的变化，公众的心理状态也会随之发生变化。公众的心理变化对于社会组织的运行影响极大，如果在公众心理已发生大的变化时，社会组织仍照旧运行，那就会破坏组织与公众的协调关系，从而影响组织目标的完成。因此，公共关系专业人员还必须在对公众信息的长期收集和积累的基础上，对公众心理变化及时进行分析和做出预测，并向组织的决策层通报。这类咨询常常能富有成效地为社会组织中长期战略规划的制定和变更提供可靠的根据。
总的说来，咨询建议实际上是公共关系工作人员有选择、有分析地向组织的领导层转送公众的有关信息的过程，可以说是公众向社会组织反馈信息的中间环节，因此从根本上说，它仍是一种信息的传播活动。
2.为决策提供信息服务
3.协助拟定和选择决策方案
决策是社会组织对自身条件和外界环境经过缜密考虑、比较所作出的决定性选择。由于社会组织的自身条件和外界环境都包含了公众因素，因此，在组织的决策过程中，公共关系的参与是理所当然的，并且它在这里还发挥着相对独立的作用。这种独立作用除了上面提到的咨询建议，还表现在它直接参与决策的如下三个方面。
②使公众利益进入决策的视野。社会组织在决策过程中，如没有一定的约束就容易产生只顾自身利益而忽视公众利益的片面性倾向，这在组织决策层目光比较短浅的社会组织表现得更为突出。所以说，在决策中，社会组织应当自觉地建立相应的约束机制。约束可以来自两个方面，外部约束（如社会舆论）和内部约束。组织在决策时有公共关系参与，这就在客观上确保了该项决策有了一定的内部约束。因为公共关系的思想永远是代表各种公众利益的。
公共关系在这个方面参与决策，所起的作用是独立的、不可取代的。公共关系要求本组织在决策中必须考虑公众利益，必须在决策方案中反映公众的利益和需求，从而有效地避免本组织决策中单纯的、只顾自身利益的片面性倾向。公共关系对组织决策来说，不仅仅是一种约束，而且还是组织决策正确性的一种保障。因此，在现代社会中，公共关系参与决策是社会组织生存和发展的重要条件。
③在决策中体现公共关系目标。公共关系目标是组织总目标的一个部分，而且是现代组织目标中不可缺少的。社会组织的决策是根据社会组织各部门自身任务和组织总任务的规定来确定方案的。公共关系参与决策使社会组织的决策方案必然要包含两个新内容：其一是建立社会组织良好形象；其二是完成这一目标的一些具体措施。这样的决策方案，才是真正完整的方案，否则，公共关系目标就不能进入组织决策方案，这样，社会组织总目标与公共关系目标就容易脱节，公共关系职能部门的工作也不容易同其他职能部门的工作协调好，社会组织的运行就容易发生混乱。同时，公共关系参与决策，也只有在决策方案中形成了自己的工作具体目标及具体的完成措施，才能从整体上真正体现出它的意义。
公共关系参与决策的这三个方面是相互联系在一起的，其中在决策中确立公共关系目标是最主要的。只有在决策中确立了公共关系目标，才能自觉地使公众利益进入决策视野，才能站在公众立场上去发现决策问题。需要说明的是，作为一种职能，公共关系参与政策并不是一种信息传播活动，因而严格说来，它并不是公共关系活动。但由于公共关系是社会组织所有社会关系的组成部分，公共关系目标与社会总目标有密切的关系，所以公共关系活动离不开社会组织的决策活动，社会组织的决策活动也不应不考虑公共关系活动的作用，因此公共关系参与决策是公共关系活动的必要环节。
（三）传播推广
公共关系在组织经营管理中要履行传播推广的职责，即通过各种传播媒介，将组织的有关信息及时、准确、有效地传播出去，争取公众对组织的了解和理解，提高组织及其产品、人员的知名度和美誉度，为组织创造良好的社会舆论，树立良好的社会形象。
（1）创造舆论，告知公众。
（2）强化舆论，扩大影响。
（3）引导舆论，控制形象。
（四）协调沟通
公共关系是组织与社会环境之间的一种协调沟通机制，即运用各种协调、沟通手段，为组织疏通渠道、发展关系、广交朋友，减少摩擦、化解敌意、调解冲突，成为组织运作的润滑剂、缓冲器，成为组织与各类公众交往的桥梁，为组织的生存、发展创造“人和”的环境。协调沟通是公共关系的一个非常重要的职能，即为组织的运行和发展协调关系、沟通感情。社会组织的决策方案一经确立，就进入运行阶段。在运行中，社会组织必然要与现实环境的各种因素发生关系并产生矛盾，社会组织与这些因素之间矛盾的大小，摩擦的多少，在很大程度上决定着社会组织的运行是否顺畅，因而也在很大程度上决定着社会组织预定目标是否能顺利实现。
根据运行原理，摩擦是必然的，协调是相对的，因此在社会组织运行中协调各种关系、沟通各种信息以减少组织与现实环境的摩擦就成为公共关系又一专门职能。它一般包括内外两个方面。
1.协调内部关系，增强组织凝聚力
在社会组织内部存在着三种关系，即纵向关系、横向关系和人际关系。纵向关系就是上下级的关系，横向关系就是平级关系，人际关系就是组织内部全体员工（包括领导）彼此之间的关系。
（1）纵向关系。公共关系首先应该努力协调好上下级关系。任何社会组织的上下级关系结构都是上小下大的金字塔形式，下级占据多数，如上下级关系不协调，就会产生摩擦，消耗内能，影响组织的工作效率。因此公共关系在这里必须发挥承上启下的作用。一方面，公共关系工作人员要经常向领导者反映下级员工的情绪、意见和要求，并提出如何根据下级员工的实际情况调动他们积极性的建议，从而使上级领导不断地了解和把握下级员工，及时地调整自己与下级员工之间的关系；另一方面，公共关系工作人员要积极做好上情下达的工作，要及时向员工介绍宣讲组织的目标和管理方针政策，传达领导层的意见和决定等，消除可能产生的误会，使上级领导的意向和组织的现状、发展方向能随时为下级员工所了解，从而能使他们自觉地与上级领导搞好配合。
（2）横向关系。也是组织内部部门之间的关系。一个初具规模的组织，总是由若干个职能部门所组成的。如生产部门、销售部门、人事部门等。各部门的关系配合是否默契，对于它们的工作效率具有极大的影响。而有时各部门的配合不够默契，往往是由信息不够畅通引起的。虽然一般说来，协调各部门的关系，不是公共关系工作人员的职能，但如果是由于信息沟通上的问题而造成了各部门的矛盾，那么，公共关系工作人员完全有责任去配合领导者协调各部门的关系。当然，他们要做的主要是传播沟通信息的工作，这种工作也并不只是在矛盾产生时才做的，它是一种经常性的工作，在平时就必须加强各部门之间的信息联系，使各部门能在相互了解的基础上协同工作。
（3）人际关系。任何一个社会组织都是由具体个人所组成，他们来到这个组织的动机不同、目的不同、需要不同、经历不同、背景不同等。正因为他们之间存在着这些天然的不同点，所以对同一个问题、同一件事情等，就会产生不同的观点和行为。在人群聚集的地方，有矛盾、有分歧、有斗争这是正常的，公共关系的工作就是要将组织的内部摩擦减少到最小，努力促进全体员工心往一处想，劲往一处使，同心同德，齐心合力地为组织的目标而工作。
2.组织与外部的协调沟通
公共关系的协调工作主要是依赖传播信息来增进关系双方的了解和感情，以建立起相互信任、相互合作的融洽关系。在社会组织运行中，由于各种关系状态不同，公共关系要沟通协调的重点和运用方法也不一样。
当双方关系处于和谐状态时，沟通的重点就应当是通过不断传播社会组织方面的业绩，来保持和强化其在公众心目中的良好形象。如美国的南地公司是全美第六大零售商，在社会上有良好的形象。该公司从1981年开始又开展了一项说服自己的顾客、特别是青少年改掉酗酒陋习的社会活动，这一社会活动通过各种传播媒介的宣传，为南地公司赢得了进一步的声誉。由于这方面的工作有着比较好的社会基础，因此如果开展得法，往往能取得事半功倍的效果。不少声誉卓著的社会组织都深谙此道，常常开展诸如周年纪念等活动来保持和提高自己的社会地位。
当双方关系处于不和谐状态时，沟通的基点应该首先是解剖组织自身，反省自己的责任，然后才是客观地分析关系状态，并提出改进关系状态的具体意见和措施。双方关系之所以会产生不和，一般有内外两方面的原因。内部原因是由于组织自身工作没有做好，危及了公众利益，这当然首先要自责，然后根据关系状态的现状，改进自身的运行机制，同时把自己的改进情况尽力向社会做出通报，以期扭转被动局面；外部原因是由于公众的误解，或他人的陷害等造成了对组织形象的损害，在这里，社会组织也应当首先自问哪些工作还有漏洞，然后才是在补漏洞的前提下向公众进行必要的解释，以澄清误会，或对他人的陷害加以揭露。
当双方关系处于不明状态时，沟通的原则首先是用善意的态度来表达自己的明确主张，竭力使对方消除紧张或戒备等逆向性心理因素，为双方的信息交流创造正常的平衡心理条件。这样，就可以避免发生误会和偏见。在此基础上，还应当把双方关系格局中含有的双方利益关系交待清楚，使对方对关系状态的实质及趋势有个“预存立场”，心中有底，这样，便可减少以后的摩擦。总之，在这种关系状态下，作为公共关系主体的社会组织，一要向公众交心，二要向他们交底，努力使他们明了双方关系状况，以利日后关系的建立和发展。协调沟通是公共关系最根本的职责，公共关系的其他职能说到底都是为了更好地进行协调沟通而形成的，社会组织的形象也主要是在协调沟通中建立和发展起来的。
3.开展社会沟通，建立和谐的社会环境
任何组织的发展都离不开社会各方面的配合与支持。组织从自身利益出发，应该注意以下几方面的问题。
（1）首先，要处理好各类直接的业务来往关系，诸如对企业而言的顾客和用户关系，原材料和能源供应关系，产品的销售网络关系，运输部门的关系，银行信贷及投资人关系等等。以保证组织日常人、财、物与技术的经营运转。
（2）其次，要妥善处理好组织与各种权力制约部门之间的关系。
（3）再次，还要主动建立和发展各种非业务性的社会关系，如社区关系、新闻界关系、社会名流关系、社会团体关系等。尽可能扩大组织的公共关系网络，广结善缘。
（五）提供服务
公共关系工作本身就是一种服务工作，它的管理地位和日常业务都具有明显的服务性质。公共关系的成效也需要以其服务的质量和水平来衡量。公共关系通过信息性、传播性、协调性、支持性、辅助性的服务，使组织内部的运转更加顺畅、协调，使组织外部环境更加和谐、良好。
（1）在组织内部为各个业务部门和职能部门服务。公共关系在组织内部不直接参与人、财、物等资源的管理，不直接生产和销售产品，而是运用各类传播沟通手段为各个业务部门和职能部门服务，协助处理需要各方面介入和配合的事务，执行需要宏观协调和控制的边缘性职能，提供信息性、事务性的辅助和支持，使各个职能部门之间的配合更加融洽，使组织的专业职能发挥出更好的效果。
（2）在组织外部提供社会服务。在组织外部，公共关系以良好的服务行为去树立信誉，争取人心，这是组织在外部提供社会服务需要做到的。公共关系作为一种经营管理功能，是组织中社会性、公众性、服务性最强的工作部门，它不仅使用语言、文字，而且运用“行动”这种传播力最强的手段为组织树立形象。
总之，公共关系作为企业经营管理过程中的一个特殊环节，在其特定的工作范围内扮演着“内求团结，外求发展”的特殊角色。
（六）管理日常事务
社会组织的运行就是与方方面面的人发生关系的过程。人的因素对运行中的社会组织的态度趋向的影响很大。在很大程度上，人们的需求满足与否、满足程度如何以及心情怎样，将直接影响着关系状态。一般说来，人们的需求越得到满足，关系状态就越良好，反之，则无法形成良好的关系状况，甚至连基本关系也难维持下去。因此，如何使社会组织在其运行的日常事务中照顾到人们的需求和心情，就成为公共关系的又一职能。
马斯洛把需要划分为生理（生存）的需要、安全的需要、归属与爱的需要、尊重的需要、自我实现的需要五个层次。概括起来也就是生理需要和心理需要两大类。人们的需要有两个特点：层次性和不间断性。因此，社会组织在运行中要把满足人们的生理需要和心理需要的要求贯穿于全过程，为不断满足人们不同层次的需要做出努力，只有这样，才能使人的因素对社会组织的关系呈正态效应。公共关系在这方面的职能，就是把不断满足人们各种需要的要求渗透落实到组织运行的每个环节和每个阶段中去。具体说来，公共关系要使社会组织的日常行为规范化、礼貌化，并遵守谅解原则。
1.规范化
公共关系从业人员要根据社会组织的特点，制订出一套待人接物的标准程序，包括疑问有解答、上门有接待、办事有效率等，这样才能为任何一种关系的正常建立和发展提供一定的保证。组织行为规范化实际上是组织根据公共关系的要求，为满足公众的各种需要而建立的一种制度，因此，它是公共关系工作人员责无旁贷的任务。
2.礼貌化
在人际交往中，人们的礼貌是对对方尊重的表现，它意味着主人满足对方要求尊重的需要，它是人们相互理解和认识的基础。因此，要使人们的各种需要得到满足光有规范化的标准程序还不够，还必须辅之以礼貌化的要求。规范化加礼貌化，才能在使公众得到实惠的同时，又能使公众心情舒畅。如果只有规范化而无礼貌化，那么，公众因社会组织规范化而得到的实惠就会被社会组织无礼貌的行为而造成的心理压抑所抵消。所以，公共关系要求社会组织规范化与礼貌化并重。
3.遵守谅解原则
社会组织在运行过程中要同形形色色的公众发生关系，如有的公众通情达理，有的公众则蛮不讲理等。尽管这些公众的状态不一，关系双方角色地位不同，关系的成员也不同，但从满足人们需要考虑，社会组织必须把日常发生的小摩擦放在谅解对方的角度来看待和解决。在这方面，各种社会组织都有许多有益的经验，所谓“顾客是上帝”、“顾客总是对的”等格言就是这些经验的概括，也是组织在具体日常事务中遵守谅解原则的体现。
社会组织行为规范化、礼貌化和遵守谅解原则，虽然本身不是传播活动，但都是传播活动的规范。任何活动都要遵循一定的规范，传播活动也不例外，因此制定和遵循传播活动的规范，本身就成了公共关系的职能之一。
（七）创造策划专题活动
（八）教育、引导环境的舆论
企业在外界公众中的良好形象并不是自发产生的，而是要经过公关人员、管理者及企业的全体员工共同而持久的努力才能达到。同样，企业内部和谐统一，良好工作气氛的取得也需要领导者及公关人员进行一系列教育工作。那么，公共关系人员及各级领导者应当如何行使自己的教育职能，调动广大职工的积极性，共同做好公共关系工作呢？
1.公关意识的教育
公关意识是公关人员素质的核心，只有具备了公关意识、合理的知识结构和能力结构等公关素质，才能在日常工作、社会活动中自觉地按公共关系原则去办事。
2.日常公关能力的教育
仅仅使组织内成员产生搞好公共关系的良好愿望，形成公共关系意识是不够的，还应当使全体员工掌握处理日常公共关系的本领和技巧，这一点也是非常重要的。
有个例子能说明这个问题，北京有一家中外闻名的大饭店，这个饭店的职工大部分是年轻人，他们很希望能够创造一流的服务，但是在早几年，他们的这种愿望却大大地受到他们自己实际的知识水平的限制。例如，外宾们评价服务员：“你们只会笑。”一天，一位住在四楼的外国老夫人按电铃，叫来了一位服务员，老夫人“哇啦哇啦”说了半天，这个服务员一句也没听懂，只是一个劲地赔着笑脸。老夫人一边说，一边往门外推她，意思是换个能听懂她话的人来。可见，只有热情礼貌，会赔笑脸，并不能做到优良服务，建立良好的公共关系。因此，公共关系部门还应当配合企业的领导和其他有关部门开展公共关系常识和公共关系技术的教育和训练，如人际交往常识、人际交往礼仪、其他有关知识等。
总之，根据不同的组织、不同的公众对象，企业内成员所需要掌握的知识内容或范畴也不尽相同，无论是什么组织，教育全体成员掌握一般的社交礼仪常识，对进一步开展公共关系工作是有很大益处的。以上所列各项，虽说不上是公共关系职能大全，但完全可以说已包含了公共关系的全部主要职能。但是，由于社会组织规模不同、运行标准和模式不一，公共关系职能重点及范围也不能简单划一。社会组织的运行水准决定了公共关系的职能范围，其运行水准越高，其职能范围就越宽、越完整，反之，就较狭窄单一。
4、如需向桐乡公关网投稿，请发送稿件至：txgongguanxiehui@163.com