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工具是建立工作流的基石。选择合适的工具，则成为每一个追求效率生活的人士所面临的问题。那么，如何选择合适的工具呢？我们可以通过主客体的关系，厘出三个实体：使用者（主体）、工具（客体）、对象（客体）。因此，下面我们将从这三个角度分析如何选择效率工具。
在关于如何选择工具的话题中，常见的回答便是，根据自己的需求进行选择工具。然而，往往由于没有进一步的建议，根据需求选择工具则往往成为一种大而无当的老生常谈。现在的问题是，如何识别、挖掘、发现作为工具使用主体的需求。
我们大多数人讨论自己对于工具需求的时候，往往会提出自己需要某个功能。然而，对于自己所提出的需求，有的却是是根据自己的使用场景而产生的刚性需求，而另外一些需求则是受到工具市场的宣传营销等外部因素影响而提出的一些需求。此处，借鉴马尔库塞对人的需求的分类，将这两种需求分别命名为真实需求和虚假需求。
对于一些高级用户而言，他们多数可以通过有意识地反思加以实现。然而，在工具类市场可能暂时并没有满足他们隐性需求的产品。此时，虽然没有直接的解决方案，但是作为使用者的主体应该比工具更为灵活，可以寻求在既有的约束条件下，以一些工具的自由组合，实现最优解决方案。
而对于多数普通用户，则解决方法比较多。如果通过应用商场、工具类产品社区、或者一些自媒体渠道进行寻找，你很有可能便会发现你的隐性需求已经被某些产品经理挖掘，并整合至这些产品之中了。
通常而言，我们选择工具的目的，是为了更好地在某个使用场景中处理某个对象。因此，从具体使用场景的某些特性出发分析工具的选择。
从自己的日常工作、学习、生活等使用场景的任务需求出发寻找自己对应的工具可能是选择工具最为直接的办法。对此，最好将使用场景的任务需求进行细化。比如，轻阅读？深度阅读？碎片化写作？日志写作？严肃写作？在这些使用场景中，自己的详细需求分别又是什么？那些做的比较好的工具，便是对读者的具体使用场景进行了人性化的设计。当然，随着使用场景的变化，我们对于工具的要求也会随着实践而变化。根据使用场景识别需求从而选择工具，而不是反过来根据某个工具的功能而寻找使用场景，这在在很大程度上避免我们对于工具的过度折腾。
使用场景不是静态的，而是很有可能存在多个阶段。比如，存在开始期、成长期、成熟期和结束期等多个发展周期。在不同的阶段，我们可能需要选用不同的工具。即便存在某个强大的AllinOne工具，在不同阶段对其功能要求也不一样。
因此，要选择和使用场景的发展周期性相匹配的工具。比如，对于普通的文字工作者，在刚接触电子编辑器的时候，常见的Word、备忘录便足以使用。随着其对电子编辑器的熟练，我们逐渐进入成长期和成熟期，这个时候再依次使用Markdown编辑器和双链编辑器便会比较顺手。
关于软件工具选择，第一点要求便是软件质量比数量重要。软件的功能越多越好吗？软件功能的数量并不是评价软件质量的唯一标准。我们需要的是一个符合使用需求的高质量软件，而不是单纯堆积更多功能的低质量软件。
在寻找和试用效率工具的时候，我们经常会认为某个软件好用。但是具体好用在哪儿呢？这便需要一些评估软件质量的指标。下面是软件质量评估的9个维度：
下面内容比较枯燥，可直接查看后面的总结。
即软件正常运行的程度。一个频繁出现故障甚至崩溃的软件服务，即便功能再强大，也是不值得考虑的。
一个软件系统自己的功能总归是有限的。如果这个软件可以通过插件、扩展程序等快速实现某个功能则另当别论了。建议优先使用具有插件市场、扩展商店等功能的应用程序。
此处主要是指软件的隐私保护。对于很多个人用户而言，对于隐私保护的重视程度并不高。然而，正是隐私保护最能集中体现软件服务商对于用户的重视程度。总体而言，隐私保护可以从三个层面加以考察：
即一个软件对于新用户的友好程度。优秀的软件，应该提供为用户提供方便，降低用户的上手难度。
在评估软件时，社区生态经常被忽略。对于笔记、写作等思想工具（ToolsforThought）而言，社区至关重要。你选择了一款思想工具，同时也选择了这款工具背后理念和方法。而通过软件社区，你可以快速获得帮助、汲取他人经验和智慧、与志同道合者建立联系。在一个高质量的软件社区中，每一天你都能在社区运营中获取关于工作流的集体知识和友谊。软件的功能或者技术固然重要，良好的社区生态或许更重要。
严格来说，UI设计也是属于软件的功能范畴。此处从用户角度出发将其独立出来。在工具选择中，强大、稳定、易上手的功能自然比UI设计更为重要。如果以二选一的标准筛选工具，功能优于UI设计。
然而，「颜值是第一生产力」、「颜值即正义」。这些说法虽然过于夸大，但是也道出了一个事实：对于用户而言，UI设计很重要。正像美丽是一种稀缺资源一样，漂亮的UI设计对于软件工具而言也是一种稀缺特质。由于UI设计增加了软件对用户的吸引性，间接强化了用户对于工具的使用强度和使用频率。因而，在这个意义上，可以认为，UI设计间接提升了用户的工作效率。
上面介绍了选择和评估一个软件或工具的9个指标。
工作流往往依赖于一些效率工具加以搭建。然而，工具并不是工作流程的全部。
一个优秀的工作流对于提高效率至关重要。
对于团队而言，工作流能有效提升团队工作效率。具体而言，工作流具有以下优点：
对于个人而言，工作流也不是可有可无的。在个人的知识管理过程中，良好的工作流帮助个体完成更为复杂的工作任务。更重要的是，工作流的背后，本质上是关于工具使用的方法论。如果我们构建合适自己的工作流，那么，尽管使用新的工具，也会很快能上手进入心流状态。
既然工作流如此重要，那么，我们如何建立合适的工作流呢？一个优秀的工作流应该是一种平衡行为，既强大又简约，并且需要足够的灵活性。从工作流的字面来看，工作流的目的是建立某种流程，并且以提升效率作为目的。因此，为了高效的流程化，其基础应当是标准化。自动化和可视化有助于强化工作流。此外，这种流程化不应该是僵化的，而应该是弹性化的、可迭代的，从而实现工作流的不断优化和提升。
关于建立工作流的原则，具体如下：
其中，如何在工作流中进行标准化呢？这需要根据我们的日常使用场景，自下而上总结我们的各种重复事项以及对应的需求和操作，然后将这些操作加以标准化，最终创建工作流模版。以个人知识管理为例，可以根据自己的需求、使用习惯，设置特定的文件命名系统、标签系统、文件管理系统、Zettel知识卡片模版。这些标准化的工作流模版应该简洁、易用，并且需要长期维护。
为了降低用户的使用负担，不少工具都在提高内部自动化。比如，快速插入模板、自动保存数据、个性化窗口布局自动启动、自动定位至上次光标位置、使用定制化的快捷键快速使用某个功能。对于内部自动化而言，善用快捷键和触控板进行自动化能有效提升单个工具的使用体验。
正如没有完美的工具一样，也不存在完美的系统。请放弃对于工作流的完美系统期待。一个优秀的工作流，必然应该是一种具有灵活性、适应性的弹性系统。工作流的基础是标准化。然而，一个过于标准化的刚性工作流系统，无法兼顾不同使用者的差异性，也无法无法及时适应各种随着内外部环境变化而出现的新老问题。人比工具灵活。在实践标准化的工作流的时候，不能生搬硬套，而是应该根据使用情景进行权变，以求获得某种的动态平衡。
前面我相信介绍了如何选择工具和建立工作流。然而，从优先级的角度出发，在工作流中，实践>工作流>工具。真正有用、高效的工作流，并不是预先通过精心选择工具和工作流程加以设计出来的，而是通过实践加以驱动而不断升级和优化的。具体而言，在工作流中应该先拿起工具立即行动起来。当使用已有的工具和方法论不能有效处理自己的工作、学习、生活等需求时，再去考虑新的工具和方法论。在这种实践的持续驱动循环中，你的工作流也会不断迭代进化。此时，你可能需要对你的工具进行自由组合，也需要对你使用工具的理念进行反思与重塑。
「收藏即学习」。随着数字媒介的进化，人们可以随时随地获取知识。然而，用户的收藏行为，却在不停地制造正在学习的幻觉。很多工作流强调了快速收藏，但是知识收藏并不等于拥有知识，只是赋予了用户对于知识文本的占有。
知识收藏的问题体现在两方面：一，绝大部分知识收藏的内容收藏之后，再也没有打开；二，知识收藏的内容即便打开，也没有进行有效的阅读。关于第一个问题中的「稍后读便再也不读」的现象，部分原因在于绝大部分新闻资讯、社交媒体等资讯平台本身的收藏管理孱弱，导致收藏内容过于分散、缺乏有效管理。关于第二个问题，可以通过缩短收藏→阅读的工作流链条加以解决。在具体的使用场景中，破除知识收藏的幻觉，可以从以下三个方面入手：
在工作流的化学反应中，如果阅读是发酵，写作则是萃取。如果阅读是邓布利多的冥想盆，那么写作则是等价交换的炼金术。阅读即思考，写作即思考，两者便是实现深度思考的重要手段以及思考过程本身的一部分。阅读和写作均可视为思维脚手架和思想的助产士，这也是在工作流中同时融入阅读和写作的原因。
写作的重要性不言而喻。然而，在现实生活中，我们却又往往忽视忽视写作的重要性和可能性。常见的理由是，「我又不是作家、教师或者媒体从业人员，我不需要写作」。然而，一个罕为人知的事实是，在某种程度上，我们每个人都是天生的写作者。我们的大多数交流一开始便是基于文本。如今，每一天我们经常使用社交媒体聊天、发送邮件或者短信。这也可以被视为写作。如果这些内容足够有趣、有深度或者有某种意义，自然也可以将其整合加以发表。
在这个时代，每个人都可以拥有自己的读者。这些话说出来，可能有些鸡汤。不过却是如此。这个读者可以是自己，也可以是他人。如果将写作视为一种与自我对话的思考方法，那么，你的读者便是你自己。如果你将写作作为一种与外界对话的交流方式，那么你将可能通过写作建立你的社区身份以及资产。
在回答「是否需要写作」这个问题后，我们需要对常见的写作流进行反思。
概而言之，非线性写作才是写作流程的常态。因此，我们需要对已有的线性写作工作流进行重构，提出符合非线性写作的写作流程。
写作是一种十分个人化的事情。因此，过于详细的写作程式并不可取。下面我将从写作理念的中观角度解读非线性写作工作流。
从结构的角度来看，完整的写作包括多个步骤。以七步骤说为例，写作包括主题选择、研究、列大纲、拟定草稿、修订、编辑、最终审查。当然，还有三步骤说和四步骤说，基本上是七步骤说的简化版本。这些写作步骤反映了写作的递归过程。
在写作过程中，我们经常需要跳转至前面的步骤中对自己已有的想法进行扩展和修改。如果将这些写作步骤进行高度凝练并重新整合，那么写作作为一种过程(WritingasaProcessNotProduct)，可以将其划分为预写（prewriting）、草稿（drafting）、重写（rewriting）三个阶段。这三者之间属于非线性的、相互交织的递归关系。具体如图所示。
预写有助于作者更好的思考写作主题和写作任务，有助于将原本抽象的思想通过纸笔或者电子编辑器，转化为更加具体、更具有组织性和逻辑连贯性的想法。就像写作本身包含创造和约束这两件看似矛盾的事情，对于预写过程中的想法，自由和结构也都是必要的。
预写便是从笔记到写作的桥梁。通过闪念笔记、永久笔记、项目笔记的转化和迭代，作者通过卡片盒实现与自己的对话。在这样的预写过程中，作者的想法和观点不断被验证、强化，不断拓展思考的深度和材料的厚度。因此，从预写角度便能理解为何将「卡片盒方法」称之为同时包括「笔记」和「写作」的「卡片笔记写作法」了。
欧内斯特·海明威认为:「唯一的写作方式就是重写」。而威廉·金瑟在其著作《非虚构写作指南》也反复重伸，「重写是（写作）游戏成败的关键；重写便是写作的本质」。
我们可以甚至说，写作便是重写。在重写过程中，作者往往需要对于已有的内容进行删减、润色。然而，重写并不等同于简单的修订和编辑。面对雕像《大卫》的诞生，米开朗琪罗回应到「雕像本来就在石头里，我只是把不要的部分去掉」。重写便是一种凿出创作者心中大卫的过程。
第二，可能会过于拔高工作流的重要性。如果使用场景比较单一，需要一个人集中精力完成单个简单项目的时候，那么先行动起来更好，不需要刻意在意工作流。如果处理工作流的精力成本超过了工作本身，那么先停止折腾工作流，在工作实践中你会逐步加深对于自己工作流的认知。
第三，一个合适的工作流对于个人和团队而言自然重要，然而同时也需要注意到工作流是一种中微观的战术策略。在工作流之外，也需要使用一些更为宏观的战略方案加以支撑。比如，个体需要及时更新思维方式，企业需要建立合适的组织架构。
第四，这条通往效率生活之路并没有止境，理想的效率与生活本身处于动态平衡之中。偶尔休息，回头看看甚至退几步也未尝不是好事。