董事会作为企业的最高决策机构,发挥着至关重要的作用,董事会不仅代表股东的利益,还需为公司的长期发展做出战略决策。如何构建高效能的董事会,充分发挥其治理职能、领航作用对于大多数企业来说都是一项具有挑战性的任务。
作为【董事工具箱系列】的第三篇,本篇将深入探讨董事会的结构、管理职能、职责及作用。董事会的结构、组成和内部动力影响到董事个人和董事会集体的效能。如何确保董事具备相应能力和专业知识、使得董事会有效运作并符合监管要求,对提升董事履职效能、提升公司治理水平具有重要意义。
董事会治理框架、职能核心要点
1治理框架
随着全球监管环境的不断变化,企业对公司治理的要求也在不断提高。公司治理包括框架、政策和流程等一系列复杂的内容,并需要与适当的管理技能、管理行为和管理习惯相匹配。精心设计的治理框架将有助于董事会提高管理效率并履行职责。治理框架通常包括:
宣贯公司价值导向,并自上而下推动企业文化基调的形成;
让股东和公众对公司治理保持信心;
确保董事的能力匹配公司战略要求;
通过利用董事的技能、专业知识、经验和思想多样性,增强董事会的能力并发挥其最大作用;
使董事的技能和专业知识与董事会和委员会的职责相匹配;
确保董事参加任职培训并开展继续教育;
根据组织的风险偏好,实施全面风险管理和内部控制;
开展对董事会、董事长、首席执行官和高级管理层的评估和审查;
建立董事会对管理层的监督机制;
建立董事会和管理层的问责机制;
报酬策略符合股东期望,保障股东的利益;
2董事会技能和专业知识
会计和财务能力;
商业判断力;
行业知识;
政府知识;
法律知识;
就业/劳资关系知识;
环境/可持续发展知识;
领导力;
战略/愿景;
风险管理能力等。
除了以上传统的知识技能之外,董事还应具备以下“软实力”,包括:
重视思想、背景、专业知识和经验的多样性;
决策和沟通透明;
自我意识和责任感;
反思、学习和适应能力;
以建设性的方式提出质疑和问题的能力;
严谨和以适当方式实施问责能力;
真诚;
谦逊;
勤勉。
3董事会多元化
多元化是董事会充满活力并保持成效的基石。董事多元化有利于提高董事会的效率并使其做出更明智的决策。在构建多元化董事会的过程中,公司应考虑董事的技能、背景、经验、专业知识、年龄、性别等要素,以满足公司经营管理的需求。董事的多元化可以带来多方面益处,包括:
增加智库资源,减少对关键人物权威的依赖;
获取未发现的机会和价值;
提高董事会的反思和决策能力;
增强公司可信度;
提高质疑管理层决策的能力,并执行管理层问责机制。
4董事会规模
上市公司董事会须达到法定人员要求,在此基础上,董事会的规模和组成还应该考虑:
公司的规模和业务复杂性;
处理不断变化的情况和需求的能力;
执行董事和非执行董事的搭配;
投资者对提名董事的安排;
董事会委员会(审计委员会、提名委员会、薪酬委员会等)的设置。
5董事会评估
董事会评估是提高董事会及其委员会效率的关键因素,董事会评估鼓励董事在专业人士的协助下审视自身的贡献。公司应至少每年一次对董事会和董事的表现进行评估,评估方式可以是自行评估,也可以是聘请专业顾问开展评估,或是两者相结合。定期开展评估工作,可以向市场表明公司对治理和提高业绩表现的重视。董事会评估应包括以下环节:
制定评估计划;
建立匿名反馈机制;
建立董事会评估机制;
重视董事的反馈;
评估简单易行;
尽可能自动化。
此外,评估程序的设计需要考虑:
评估类型;
评估方法;
评估范围;
评估执行方;
对于新成立的董事会来说,对公司进行有效管理是一项具有挑战性的任务。建立一个100天框架既可以协助新董事会开展工作,又可以协助成熟的董事会开展自查工作,以确保董事会的有效履职。以100天为期限,如下列示了有效的董事会工作优先事项供参考。
6董事会继任计划
董事会继任计划是一个持续的过程,要求董事会预测和规划未来的需求,以提前应对董事会组成的变化。该计划包括以下要素:
评估公司现在和未来面临的挑战和机遇;
分析董事会及其委员会未来所需的核心技能、能力;
评估现有董事的技能、能力和行为,包括优势、劣势、技能和经验、年龄、性别和任期长短;
评估现有董事的业绩;
评估独立董事的独立性。
制定继任计划时,董事会或提名委员也将董事长考虑在内,如果现任董事长的退休日期已经确定,则可以制定继任计划,并在内部或外部寻找新的董事长。
7董事管理
新董事任命
应对新董事的寻源、任命过程制定政策和程序,以保证接替、任命流程公开、透明、有序地进行。此外,以下人员不得担任董事职务:
未满18岁;
处于破产状态;
因行为不当被定罪。
董事尽调
调查该公司及所处行业;
收集管理层信息,并与主要董事和高级管理人员交流;
审阅公司政策和战略等重要文件;
确保自身具备履行董事职责所需的技能和知识;
评估自身人际交往技能和能力。
董事任命
个人资料;
目前担任的董事职务;
同意出任董事的说明。
董事任职培训
董事任职培训计划旨在基于董事现有的知识基础,填补知识空白,使其熟悉公司的业务和风险。任职培训也被视为宣贯组织文化价值观和行为准则的重要方式。
任职培训计划的内容较为灵活,应根据被参与人的知识和经验量身定制,并根据公司架构、流程和面临的主要问题进行调整。新任董事的任职培训计划可包括:
企业信息——使命宣言、价值观和行为准则、战略和业务计划、财务情况、法律和监管框架、主要股东、公司内部沟通、竞争对手概述和行业信息、风险概况和承受能力、公司历史和产品信息等;
管理信息——高级管理人员的姓名和背景、管理结构等;
法律和会计——所管辖实体的法律框架和会计知识。
除了为新董事提供任职培训计划,董事会还应鼓励并资助董事接受继续教育,以进一步提高董事会和董事的效能和效率。
董事薪酬
除非章程规定或股东决议批准,否则董事无权获得服务报酬。
由董事会决定并完整地向股东披露;
与股东的长期利益保持一致。
董事改选和轮换
对于非上市公司,董事改选的要求和条件遵循公司章程规定。对于上市公司,所有董事都应定期改选。每名董事,包括有特定任期的董事,都应至少每三年轮值退任一次。
公司需评估任职超过9年的非执行董事独立性。该董事的进一步任命应由董事会或提名委员会以文件形式决议,说明该董事仍具有独立性的原因和考虑因素,并提交股东批准。此外,若上市发行人的所有独立非执董的任期均已超过9年,公司应委任一名新的独立非执行董事。
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