随着S省邮政业务的迅速发展，市场的不断扩大，竞争也日益激烈。为满足企业日常办公需求，提高办公效率，保障关键信息在决策层、管理层、实施层信息迅速、准确的传递，S省邮政提出建设企业内部办公系统的规划和目标，目的在于为企业搭建高效灵活的网络应用平台，加强协作，提高企业整体工作效率，保证信息资源高效地收集、传输、存储和共享，为企业的健康发展提供强有利的信息服务和决策支持。
1.2建设原则
在办公自动化的过程中，要贯彻经济性、实用性、先进性、安全性、快速见效、逐步建设原则。
1.3办公系统应用推广范围
1.3.1第一阶段
S省邮政办公系统(第一阶段)完成后，系统将覆盖省公司机关部室全体人员、直属单位和地市公司，主要业务功能包括：会议通知、工作通知、收发文系统和电子邮件系统。
建设周期：6个月。
业务目标和技术目标：完成统一组织结构和用户规划和实施，完成管理类系统平台规划，完成基础平台和服务器产品购置安装，省公司和二级单位之间的公文通过系统传递，省公司和二级单位习惯通过系统进行公文流转和办公。
1.3.2第二阶段
S省邮政办公系统(第二阶段)完成后，系统将覆盖省公司机关部室全体人员、直属单位和地市、县区公司及地市专业公司。
其中合同审批管理、任务跟踪、文档中心、即时通信等功能在省公司机关、直属单位和地市公司使用。
支持PDA等手持终端设备。
OA(第一阶段)的功能，包括会议通知、工作通知、发文处理和收文处理、电子邮件等5个模块，推广至县区公司及地市专业公司。
建设周期：9个月。
业务目标和技术目标：巩固第一阶段的成果，直属单位和地市局全面使用系统管理其下级单位的公文流转，省公司叠加新功能，在实现公文流转的基础上全面提升办公效率。
1.3.3第三阶段
S省邮政办公系统(第三阶段)完成后，系统将覆盖全省所有网点，包括支局所、储蓄所以及配送部，开放所有功能。
省公司主要单位、直属单位和地市公司完成门户的开发、配置和部署。
业务目标和技术目标：实现S省省办公系统的“统版”，实现办公系统到管理平台的演进。
1.4办公系统应用推广思路
(1)采用先易后难、逐步加载的推广方式
OA的推广要先易后难，而且要做到对员工有用，所以首先推广应用会议通知、工作通知、收发文系统以及邮件系统。等员工习惯了，再推广文档管理系系统、任务跟踪、请示汇报、信息门户等新应用。
(2)对OA的应用提供充分的业务、技术和培训支持。
要及时制订OA运行管理制度，使得OA系统具有可操作性;要对OA的应用要提供充分的技术保障，保证系统畅通、稳定。
(3)发挥领导在OA推广中的带头作用。
OA系统推广的重要力量来自领导，因此建议各级领导要充分支持OA系统的建设并带头使用OA系统，以领导的示范作用来影响员工，来增加推广OA系统的力度。
(4)从上而下坚定地推广OA系统，使得OA成为生产的一个环节。
OA系统的推广靠大家的积极性，但也要靠组织由上而下的推动力量。要在部分功能基本具备投入使用条件的情况下，要坚决地取消手工方式以推广OA系统的使用，使得OA系统合法地、唯一地投入运行，成为生产必须的一个环节。
要制订OA推广考核制度，使OA系统的推广与部门和个人的考核挂钩，并奖励先进，处罚落后。
1.5应用功能要求
以下就以列表的形式简单描述S省邮政办公自动化系统的各功能组成。
1.5.1功能列表
表1-1功能列表
模块名称
描述
企业知识门户
企业知识门户主要提供用户访问信息资源的一个统一门户：
全面整合现有的用户资源,为现有的系统和将来的发展打下了坚实的基础和良好的框架。
采用成熟产品作为企业级文档管理解决方案
数据交换
提供不同系统之间的数据及应用交换，以及实现和国家公司办公系统的公文交换
公文处理系统
公文处理是日常办公系统的重要组成部分，具体的操作包括：撰写公文、接收公文、发送公文、传阅公文、批示公文、审阅公文、归档等。
公文流转
提供流程自定义工具，可以方便地设定公文流转规则，使得公文的收、发、传阅、批示、审阅、归档等工作变得相当简单。
流程自定义
提供可视化的工具方便地定义公文流程
表单自定义
提供可视化的工具方便地设定表单格式及权限
流程管理
实时监控流程运行情况
会议管理
会议管理系统主要对计划会议和日常会议进行管理。提供会议安排的起草、审批、会议通知、会议纪要进行管理。可由管理员自定义流程并配制具体的环节。
事宜申请管理
日常办公系统
日常办公系统主要用于邮政内部的办公处理包括了公文处理、个人办公、流程自定义、表单自定义等功能。为了满足移动办公的需要，该模块还能支持移动设备的接入。
个人办公
用户协作
提供BBS、即时通讯等多人协作功能
视频会议
提供通过网络组织和召集会议的功能
短消息
公共信息系统
提供各种公用信息的发布、查询以及对感兴趣的问题进行讨论的功能。它包括电子公告、规章制度、电子刊物、电子论坛、公共通讯录等。
系统维护
系统维护涉及系统管理、代码数据库的维护、系统安全的维护、及系统日志数据库和文件的档案管理。
文档管理
日志管理
生产经营信息
1.5.2企业门户
企业的知识门户有两个作用如下。
是作为邮政业务系统界面整合的框架，把所有的应用系统界面整合在知识门户中，实现访问入口的集中管理，增加用户访问的快捷性。
最终的企业知识门户主要包括以下功能：
各种处理功能的统一界面
这个网站既是信息浏览的界面，也是修改、讨论和审批等各种功能的操作界面的入口。通过网站中各个功能模块的入口，用户就能够快速进入到相应功能的操作界面中去。
个性化的界面设置
方便快捷地信息发布
系统能够方便快捷地进行集团内部或者部门内部的信息发布，对于部分信息还可以经过一定的审批流程后才能最终在门户上进行显示。
强大的搜索引擎
信息发布网站需要提供一个强大的全文搜索引擎，用户通过输入一个或者多个的查询条件，，系统即可自动定位到符合条件的文件内容中去。
信息订阅功能
用户可以通过网站订阅感兴趣的信息内容。当该类信息的内容被更新和修改以后，系统能够通过网站的栏目提醒或者E—mail、手机短信等较为迅速的手段通知用户。
1.5.3单点登陆
1.5.4数据交换
S省邮政目前已经拥有各种类型的应用系统，不同系统间的数据存储格式可能并不相同。无论是邮政内部应用系统之间的交互，还是与其他公司系统之间的交互，都可能会存在一种数据在不同的系统中存储格式不尽相同的情况，因此在平台系统建设过程中，需要提供一种数据交换的功能，用户可以方便地定义不同系统间数据的映射关系，从而实现数据格式的统一。
1.5.5公文流转
邮政内部业务办公流程种类比较多，按照固化流程实现的思路已经不能很好地满足要求，所以工作流程需能定制，从而简化收发文、审批等工作。通过定制，可以增加、修改或删除任何流程，并且流程中的各种工作流属性可以进行设置，定制工具必须是对用户友好无须编程的可视化工具。
撰写新公文
各级用户可根据实际需要撰写新公文(如进行收文登记、发文拟稿等)，并可将扫描件、常用Office格式文件、甚至是系统里的公文作为新公文的附件。新公文可以发送进入流程的下一个步骤。
办理待办公文
待办公文是指他人发送给自己办理的公文，系统提供的实时提醒功能会及时地告知用户当前需要办理的待办事务。
用户办理待办公文可对公文进行以下操作：
对正文、附件进行修改;
在文件处理表输入批示意见;
将文件发送给选定人员。
催办督办公文
可对文件办理的具体步骤设定催办信息，催办期限一到，系统自动发送催办信息，催促文件办理延误人员及时办理文件。
1.5.6事务处理
事务处理系统是指邮政内部的资源预定管理和办公事务管理。资源预定管理把会议室、车辆、办公用品以及其它一些固定资产等都作为公共资源管理起来，使到用户能够在系统中进行资源查询、预定和审批等工作。
资源预定管理包括以下一些功能。
会议结束后可以把会议纪要录入到系统中，并指定可阅读的人员，默认情况下与会者都有阅读权限。
对以往的会议记录，可以按照日期、会议类别、议题等条件进行查询。
1.5.7日常办公
日常办公是指用户在日常办公中需要使用到的一些辅助功能。
待办事宜
电子邮件
建议业界成熟的产品作为电子邮件服务器，由于电子邮件除了实现内部的信息交流以外，在将来还必须考虑实现单位工作人员和外部的电子邮件交互功能，因此建议采用一个比较成熟的电子邮件系统是我们考虑的初衷。
1.6技术需求
前瞻性：系统不仅要满足目前的需求，也要满足将来发展的需要。
技术先进、成熟可靠。
集成性：本系统的最终目标是建成一个网络上覆盖总公司、分公司的系统，包括办公系统各子系统之间的数据集成。
随需而变的流程化设计：简单易学、快速灵活的开发手段才能开发出符合业务需要的而且是需求多变的应用。而且这样的应用适应办公业务应用的流程化处理特点。应用界面友好。
高效性：应用程序要有较高的执行效率，要结合硬件平台及功能需求，在硬件配置层及应用软件层进行优化。
可移植性：应用软件应具有很强的可移植性，可在多种硬件平台、网络和操作系统环境下工作。
应用软件支持在线帮助功能，而且系统管理员能够修改帮助文本。
系统结构要符合层次性及模块化的设计思想，系统结构清晰合理，软件灵活，可根据今后的需求进行扩充。
系统设计符合INTRANET设计思想，采用先进的WWW浏览技术。随着INTERNET的普及、WWW服务势必成为技术的发展趋势，是企业应用的发展方向，应能够实现与WWW系统之间的结合。
安全性：应具备强大完善的多级别安全控制;采用验证、数字签名、存取控制、加密等多种技术手段，以及通过角色来定义安全级别，并且这种安全控制贯穿于系统的各个层次。办公自动化系统所处理的信息一般涉及公司的机密，而且不同的办公人员在不同的时刻对办公信息的处理权限也是不同的，因此安全性控制功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。企业办公自动化的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密以及电子签名。
可管理性：系统的可配置管理，提供完备的管理手段。
系统能够支持各种复合文档型的数据：复合文档型数据不同于传统数据类型。办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传真等形式出现，以各种格式化数据(如经过排版的文字)混合存在的形式出现的;同时办公自动化系统作为公司核心应用系统还包含了各种各样的数据对象。
支持全文搜索功能：需要数据库系统提供对所有存储信息的全文检索引擎。
能集成其他业务应用系统和Internet：办公自动化系统决不是独立的应用系统。在任何一个单位内部都存在着其他应用系统，如ERP、人事管理系统等等，它们与办公自动化系统是互相联系的，因此办公自动化系统必须能够集成企业内部的其他业务应用系统。